7 Sai lầm cần tránh trong quản lý dự án

Không phải thiếu ngân sách hay thiếu nhân lực, chính những sai lầm âm thầm trong quản lý mới là nguyên nhân khiến dự án trượt dốc. Nhiều nhà quản lý tưởng như kiểm soát tốt mọi thứ, nhưng lại vô tình rơi vào “bẫy tư duy” rất phổ biến: xem nhẹ phạm vi, mơ hồ về rủi ro, và điều hành đội nhóm bằng cảm tính. Trong bài viết này, chúng ta sẽ lần lượt bóc tách 7 sai lầm nguy hiểm nhưng thường bị bỏ qua – để mỗi người làm quản lý có thể rà soát lại chính mình và cải thiện ngay từ hôm nay.

Đặc điểm của quản lý dự án là gì?

Quản lý dự án không đơn thuần là việc theo dõi tiến độ hay phân bổ công việc – nó là nghệ thuật phối hợp giữa chiến lược, con người và rủi ro trong một khung thời gian và ngân sách cố định. Những đặc điểm của quản lý dự án có thể không nhiều, nhưng lại đầy tính quyết định. Dưới đây là những đặc điểm then chốt:

+ Tính tạm thời. Dự án luôn có điểm bắt đầu và điểm kết thúc rõ ràng. Khác với các hoạt động vận hành liên tục, dự án nhằm đạt được một kết quả cụ thể trong một khoảng thời gian hữu hạn – một sản phẩm mới, một hệ thống vận hành, hay một chiến dịch hoàn tất.

+ Sự độc nhất. Mỗi dự án là một bài toán riêng biệt. Dù có những yếu tố lặp lại, nhưng tổ hợp về phạm vi, thời gian, ngân sách, con người và bối cảnh luôn tạo nên sự khác biệt. Điều này khiến quản lý dự án không thể “copy-paste” mà đòi hỏi tư duy thích ứng linh hoạt.

+ Tích hợp và liên ngành. Quản lý dự án là điểm giao thoa của kỹ thuật, tài chính, nhân sự, truyền thông và nhiều chuyên môn khác. Nhà quản lý giỏi không chỉ là người biết chuyên môn, mà còn là người kết nối được toàn bộ hệ sinh thái của dự án để hướng về một mục tiêu chung.

+ Quản lý rủi ro là xương sống. Mỗi dự án là một hành trình nhiều biến động, và nhà quản lý giỏi là người đi trước một bước – lường trước điều bất ngờ, không để rủi ro trở thành khủng hoảng.

7 sai lầm trong quản lý dự án

Dù có kế hoạch kỹ lưỡng đến đâu, một dự án vẫn có thể trật bánh nếu người quản lý mắc phải những sai lầm cơ bản nhưng thường bị xem nhẹ. Thực tế, không ít dự án thất bại không phải vì thiếu nguồn lực, mà vì những quyết định sai lệch ngay từ khâu điều phối, phân công, hay kiểm soát rủi ro. Dưới đây là 7 sai lầm điển hình – những “cạm bẫy” khiến dự án chệch hướng mà bất kỳ nhà quản lý nào cũng cần nhận diện và phòng tránh từ sớm.

Không xác định rõ ràng phạm vi dự án 

Không xác định rõ ràng phạm vi dự án là một trong những sai lầm tai hại nhất trong quản lý dự án – và cũng là nguyên nhân thầm lặng dẫn đến hiện tượng “scope creep” (trượt phạm vi) mà nhiều nhà quản lý phải trả giá bằng tiến độ, ngân sách và uy tín.

Khi phạm vi dự án không được định nghĩa rõ ràng ngay từ đầu, mọi thứ trở nên mơ hồ: đội ngũ không biết chính xác mình đang làm gì, khách hàng không hiểu đâu là phần được bàn giao, và nhà quản lý thì luôn trong tình trạng “chữa cháy” khi các yêu cầu mới cứ liên tục xuất hiện. Tệ hơn, việc thiếu ranh giới giữa cái cần làm và cái không làm sẽ khiến tài nguyên bị phân tán, kế hoạch ban đầu mất tính khả thi, và mục tiêu cuối cùng trở nên xa vời.

Để tránh sai lầm này, điều bắt buộc là phải xây dựng một bản mô tả phạm vi (Project Scope Statement) chi tiết và được tất cả các bên liên quan đồng thuận ngay từ giai đoạn khởi động. Kèm theo đó, việc sử dụng các công cụ như WBS (Work Breakdown Structure) hay Ma trận RACI sẽ giúp làm rõ ranh giới công việc, trách nhiệm và kỳ vọng.

Phạm vi rõ ràng là nền móng của quản trị dự án chuyên nghiệp. Một khi đã “chốt phạm vi”, mọi thay đổi cần được kiểm soát chặt chẽ thông qua quy trình phê duyệt – không nhân nhượng, không cảm tính.

Phân công công việc chưa hiệu quả

Phân công công việc chưa hiệu quả là một sai lầm phổ biến nhưng thường bị xem nhẹ, nhất là trong những dự án có nhiều nhóm tham gia hoặc thời gian triển khai gấp gáp. Nghe thì tưởng đơn giản – “giao đúng người, đúng việc” – nhưng thực tế, việc này đòi hỏi sự quan sát tinh tế, hiểu rõ năng lực đội ngũ và một hệ thống điều phối linh hoạt.

Sai lầm xảy ra khi nhà quản lý dựa vào cảm tính, kinh nghiệm cũ hoặc áp lực tiến độ mà phân công không đúng người, dẫn đến một loạt hệ lụy: người giỏi bị quá tải, người yếu bị đẩy vào vai trò quá sức, còn công việc thì dồn ứ, chồng chéo, hoặc rơi vào khoảng trống không ai chịu trách nhiệm. Nguy hiểm hơn, điều này dễ làm tổn hại tinh thần đội nhóm, tạo ra sự thiếu tin tưởng lẫn nhau và làm giảm hiệu suất toàn cục.

Để phân công hiệu quả, người quản lý cần hiểu rõ ma trận kỹ năng (skills matrix) của từng thành viên, đồng thời xác định rõ khối lượng, mức độ ưu tiên và kỳ vọng đầu ra cho từng hạng mục công việc. Việc áp dụng công cụ như Ma trận RACI hay Kanban Board không chỉ giúp phân phối hợp lý mà còn tăng tính minh bạch và chủ động trong phối hợp nhóm.

Quản lý dự án giỏi không chỉ là “chỉ huy”, mà còn là “người điều phối tài năng” – biết đặt đúng người vào đúng vị trí để tạo nên kết quả vượt mong đợi.

Giao tiếp nội bộ kém

Giao tiếp nội bộ kém là một trong những “thủ phạm thầm lặng” khiến nhiều dự án trượt khỏi quỹ đạo dù mọi thứ trên giấy tờ có vẻ hoàn hảo. Trong môi trường dự án – nơi thời gian gấp, áp lực cao, nhiều bên liên quan – giao tiếp không chỉ là trao đổi thông tin, mà là xương sống để duy trì sự phối hợp, hiểu đúng mục tiêu và phản ứng kịp thời với thay đổi.

Khi giao tiếp nội bộ kém, các nhóm làm việc như những ốc đảo biệt lập: hiểu sai yêu cầu, thực hiện không đồng bộ, cập nhật chậm trễ và mất tinh thần vì cảm thấy bị bỏ rơi. Những tín hiệu cảnh báo ban đầu – như chậm tiến độ, thiếu phối hợp, hay mâu thuẫn trong nhóm – thường bắt nguồn từ việc thiếu một cơ chế trao đổi thông tin hiệu quả. Trong bối cảnh ấy, dự án không thất bại vì thiếu kỹ thuật, mà vì thiếu kết nối.

Để khắc phục, người quản lý cần chủ động thiết lập các kênh giao tiếp hai chiều, duy trì nhịp độ cập nhật đều đặn qua họp ngắn (daily stand-up), báo cáo tiến độ, và các phần mềm quản lý dự án… Quan trọng hơn, họ phải nuôi dưỡng một văn hóa giao tiếp cởi mở, không ngại hỏi, không sợ phản hồi – vì chỉ khi mọi thành viên đều cảm thấy mình được lắng nghe và đóng góp, dự án mới thực sự vận hành trơn tru.

Nói cách khác, trong quản lý dự án, giao tiếp không phải là phần mềm hỗ trợ – nó là “dòng máu” nuôi sống toàn bộ tiến trình. Thiếu nó, mọi thứ sẽ dần tê liệt.

Không kiểm soát được ngân sách và nguồn lực 

Không kiểm soát được ngân sách và nguồn lực là một sai lầm chết người trong quản lý dự án – và thường chỉ được phát hiện khi đã quá muộn để cứu vãn. Một dự án có thể vượt tiến độ vài ngày vẫn xoay xở được, nhưng nếu “cháy” ngân sách hoặc thiếu hụt nguồn lực trầm trọng, toàn bộ kế hoạch sẽ sụp đổ theo hiệu ứng domino.

Sai lầm này thường bắt nguồn từ việc lập dự toán sơ sài, thiếu các kịch bản dự phòng, hoặc không cập nhật ngân sách theo tiến độ thực tế. Bên cạnh đó, nhiều nhà quản lý bị cuốn vào hoạt động vận hành mà bỏ qua việc theo dõi phân bổ tài nguyên – dẫn đến tình trạng nhân sự bị kéo giãn, thiết bị không đủ, hoặc tài chính bị “ngốn” ở những hạng mục không tạo ra giá trị cốt lõi. Khi ngân sách trượt dài, áp lực đổ dồn lên đội ngũ, chất lượng bị cắt giảm, và uy tín tổ chức bị ảnh hưởng nghiêm trọng.

Để kiểm soát hiệu quả, cần xây dựng hệ thống theo dõi ngân sách theo thời gian thực, kết hợp các công cụ quản lý tài nguyên như MS Project, Primavera hay Smartsheet. Quan trọng hơn, mỗi hạng mục chi phải được gắn với giá trị đầu ra cụ thể – không tiêu vì “thói quen”, mà chi vì mục tiêu. Đồng thời, luôn cần một quỹ dự phòng để ứng phó với những biến động không lường trước như biến động giá, thiếu nhân lực, hay thay đổi yêu cầu từ phía khách hàng.

Không khuyến khích tạo động lực hợp lý

Không khuyến khích và tạo động lực hợp lý là một sai lầm tinh vi nhưng cực kỳ nguy hiểm trong quản lý dự án – bởi nó không gây ra hậu quả ngay lập tức, mà âm thầm bào mòn tinh thần, năng suất và sự gắn bó của cả đội ngũ theo thời gian.

Trong guồng quay áp lực của dự án, nhiều nhà quản lý quá tập trung vào tiến độ, chỉ số, và bảng kiểm KPI, mà quên rằng phía sau mỗi đầu việc là một con người – với cảm xúc, kỳ vọng và nhu cầu được ghi nhận. Khi nỗ lực không được công nhận, thành công không được chia sẻ, và vai trò không được lắng nghe, nhân viên sẽ dần mất động lực, làm việc cầm chừng hoặc “rút lui trong im lặng” (quiet quitting).

Tạo động lực không có nghĩa là treo thưởng tiền bạc liên tục. Đó là nghệ thuật kết hợp giữa ghi nhận đúng lúc, trao quyền hợp lý, kết nối mục tiêu cá nhân với mục tiêu dự án, và tạo ra một môi trường nơi mỗi người cảm thấy mình có giá trị thật sự. Một lời cảm ơn chân thành, một sự tin tưởng giao việc, hay đơn giản là cho thấy ý kiến của họ được lắng nghe – đều có thể tạo ra khác biệt lớn.

Người quản lý giỏi không thúc ép đội ngũ bằng deadline, mà khơi dậy nội lực từ bên trong. Khi cả nhóm cảm thấy họ đang góp phần tạo ra điều có ý nghĩa, họ sẽ không chỉ làm việc – họ sẽ cống hiến. Và khi đó, dự án không chỉ chạy đúng tiến độ, mà còn đạt được chất lượng vượt kỳ vọng.

Không đánh giá tiến độ dự án một cách liên tục 

Không đánh giá tiến độ dự án một cách liên tục là sai lầm khiến nhà quản lý đánh mất quyền kiểm soát mà không hay biết – cho đến khi mọi thứ bắt đầu sụp đổ. Dự án vốn là một tiến trình sống, luôn biến động theo thời gian, con người, và các yếu tố bên ngoài. Nếu không thường xuyên rà soát, hiệu chỉnh và đánh giá, thì kế hoạch dù ban đầu có hoàn hảo đến đâu cũng sẽ trở nên lỗi thời và không còn phù hợp với thực tế triển khai.

Sai lầm này thường bắt nguồn từ tâm lý chủ quan – nghĩ rằng mọi thứ đang “chạy ổn”, hoặc đơn giản là quá bận bịu để nhìn lại. Hệ quả là các vấn đề nhỏ tích tụ dần, các mốc tiến độ bị trượt nhẹ nhưng lặp đi lặp lại, dẫn đến trễ hạn, vượt chi phí hoặc sai lệch so với yêu cầu ban đầu. Nguy hiểm hơn, khi không có dữ liệu cập nhật, nhà quản lý không thể ra quyết định chính xác hoặc kịp thời điều chỉnh nguồn lực cho phù hợp.

Giải pháp nằm ở việc thiết lập cơ chế đánh giá định kỳ: từ các cuộc họp daily stand-up, weekly review, cho tới milestone checkpoint. Việc sử dụng dashboard trực quan, biểu đồ Gantt hoặc các phần mềm quản lý dự án sẽ giúp theo dõi tiến độ theo thời gian thực và phát hiện lệch chuẩn ngay khi nó xuất hiện. Ngoài ra, cần tạo văn hóa phản hồi sớm từ nhóm thực thi – nơi mọi người cảm thấy an toàn khi báo cáo rủi ro, thay vì che giấu.

Không ứng dụng phần mềm quản lý dự án phù hợp 

Không ứng dụng phần mềm quản lý dự án phù hợp không chỉ là một thiếu sót kỹ thuật, mà là một rào cản chiến lược khiến dự án vận hành chậm chạp, thiếu minh bạch và dễ rơi vào hỗn loạn. Trong thời đại số hóa, nơi mọi thứ vận động với tốc độ cao và dữ liệu là “dòng máu” của quyết định, việc không tận dụng công cụ phù hợp chẳng khác nào dẫn quân ra trận mà không có bản đồ.

Nhiều tổ chức vẫn dựa vào email, file Excel thủ công hay tin nhắn rời rạc để điều phối công việc – dẫn đến thông tin bị phân mảnh, công việc bị trùng lặp hoặc bỏ sót, và người quản lý thì luôn chạy theo để “chắp vá” tình hình. Hệ quả là dự án thiếu khả năng theo dõi tập trung, mất dấu tiến độ, không rõ ai làm gì – và nhà quản lý thì ra quyết định dựa trên cảm giác thay vì dữ liệu thật.

Một phần mềm quản lý dự án phù hợp không chỉ giúp lập kế hoạch, phân công và giám sát tiến độ mà còn tạo ra không gian cộng tác thông minh, nơi mọi người có thể cập nhật, phản hồi và đồng bộ mục tiêu. Quan trọng hơn, nó cung cấp các báo cáo trực quan giúp nhà quản lý nhìn thấy toàn cảnh và kịp thời điều chỉnh.

Tuy nhiên, sai lầm không nằm ở việc “không có phần mềm”, mà ở chỗ chọn sai phần mềm hoặc không triển khai đúng cách. Công cụ tốt phải phù hợp với quy mô dự án, năng lực đội ngũ và văn hóa tổ chức. 

Kết luận

Thành công của một dự án không đến từ may mắn hay nỗ lực đơn lẻ, mà từ khả năng nhận diện và phòng tránh sai lầm một cách chủ động. Khi bạn kiểm soát được phạm vi, dòng tiền, tiến độ và con người – bạn đã đi được hơn nửa chặng đường. Đừng đợi thất bại xảy ra mới học cách phòng ngừa. Hãy để những sai lầm của người khác trở thành bài học quý giá cho bạn – ngay từ bước hoạch định đầu tiên.