Quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả trong doanh nghiệp

Last updated on 24 May, 2024

Nguồn nhân lực là một trong những yếu tố quan trọng nhất để quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào cũng có một quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả và phù hợp với mục tiêu kinh doanh. Trong bài viết này, OCD sẽ giới thiệu cho bạn quy trình hoạch định nguồn nhân lực hiệu quả trong doanh nghiệp. 

Hoạch định nguồn nhân lực là gì?

Đầu tiên, nguồn nhân lực là một trong những yếu tố then chốt quyết định sự thành công của một doanh nghiệp. Để có được nguồn nhân lực phù hợp với chiến lược kinh doanh, mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp, việc hoạch định nguồn nhân lực là rất cần thiết. Quy trình hoạch định nguồn nhân lực là quá trình xác định số lượng, chất lượng và cấu trúc của nguồn nhân lực hiện tại và tương lai. Cũng như các hoạt động nhằm đảm bảo nguồn nhân lực đáp ứng được các yêu cầu của doanh nghiệp.

Khi nào doanh nghiệp cần hoạch định nguồn nhân lực?

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình liên tục và thích ứng với các thay đổi của môi trường kinh doanh. Doanh nghiệp cần hoạch định nguồn nhân lực khi:

Nhu cầu mở rộng quy mô, phát triển sản phẩm mới hoặc thâm nhập thị trường mới. Trong những giai đoạn này, doanh nghiệp cần có đủ nguồn nhân lực để đáp ứng nhu cầu tăng trưởng.

Thay đổi chiến lược kinh doanh. Thay đổi chiến lược kinh doanh có thể dẫn đến thay đổi về nhu cầu nhân lực. Doanh nghiệp cần hoạch định nguồn nhân lực để đảm bảo có đủ nhân lực có kỹ năng và kinh nghiệm phù hợp với chiến lược mới.

Khi doanh nghiệp có sự thay đổi về nhân sự như nghỉ hưu, nghỉ việc, chuyển công tác,… Những sự thay đổi này có thể dẫn đến thiếu hụt hoặc dư thừa nhân lực. Doanh nghiệp cần hoạch định nguồn nhân lực để đảm bảo có đủ nhân lực đáp ứng nhu cầu hoạt động.

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực 

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực

Bước 1: Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực 

Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực là quá trình xác định số lượng và chất lượng nhân lực cần thiết để đáp ứng mục tiêu và chiến lược kinh doanh của doanh nghiệp trong tương lai. Dự báo nhu cầu nguồn nhân lực cần được thực hiện dựa trên các yếu tố ảnh hưởng sau:

Kế hoạch sản xuất: Kế hoạch sản xuất thể hiện mục tiêu sản xuất của doanh nghiệp trong tương lai. Dựa trên kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp có thể xác định nhu cầu về nhân lực ở các vị trí như sản xuất, vận hành, bảo trì,…

Thị trường: Thị trường là yếu tố quan trọng ảnh hưởng đến nhu cầu về nhân lực. Nếu thị trường tăng trưởng, doanh nghiệp sẽ cần thêm nhân lực để đáp ứng nhu cầu của thị trường. Ngược lại, nếu thị trường suy thoái, doanh nghiệp có thể cần giảm nhân lực.

Công nghệ: Công nghệ thay đổi nhanh chóng, dẫn đến nhu cầu về nhân lực có kỹ năng và kiến thức mới. Doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu về nhân lực có kỹ năng và kiến thức mới để đáp ứng với sự thay đổi của công nghệ.

Cạnh tranh: Cạnh tranh ngày càng gay gắt, đòi hỏi doanh nghiệp phải có nguồn nhân lực chất lượng cao. Doanh nghiệp cần dự báo nhu cầu về nhân lực chất lượng cao để cạnh tranh với các đối thủ khác.

Pháp luật: Pháp luật liên tục thay đổi, dẫn đến những thay đổi về nhu cầu về nhân lực. Doanh nghiệp cần theo dõi các thay đổi của pháp luật để đảm bảo đáp ứng các yêu cầu của pháp luật.

Bước 2: So sánh nhu cầu nguồn nhân lực

Sau khi dự báo nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai. Doanh nghiệp cần so sánh nhu cầu nguồn nhân lực với nguồn nhân lực hiện có để xác định khoảng cách nguồn nhân lực. Khoảng cách nguồn nhân lực có thể là thiếu hụt hoặc dư thừa.

Thiếu hụt nguồn nhân lực: Thiếu hụt nguồn nhân lực xảy ra khi nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai lớn hơn nguồn nhân lực hiện có. Doanh nghiệp cần có các biện pháp để bổ sung nguồn nhân lực, bao gồm tuyển dụng, đào tạo,…

Dư thừa nguồn nhân lực: Dư thừa nguồn nhân lực xảy ra khi nhu cầu nguồn nhân lực trong tương lai nhỏ hơn nguồn nhân lực hiện có. Doanh nghiệp cần có các biện pháp để giảm nguồn nhân lực, bao gồm sa thải, cho nghỉ việc,…

Bước 3: Lập kế hoạch nguồn nhân lực

• Xác định mục tiêu nguồn nhân lực của doanh nghiệp, bao gồm số lượng, chất lượng, cấu trúc, năng lực và hiệu suất làm việc mong muốn của nguồn nhân lực trong tương lai.
• Lựa chọn các phương án hoạch định nguồn nhân lực, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, điều chuyển, giữ chân, sa thải hoặc nghỉ hưu nguồn nhân lực.
• Đánh giá và so sánh các phương án hoạch định nguồn nhân lực dựa trên các tiêu chí như hiệu quả, chi phí, thời gian, rủi ro và phù hợp với mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
• Lựa chọn và quyết định phương án hoạch định nguồn nhân lực tốt nhất cho doanh nghiệp.

Mục tiêu của bước này là so sánh giữa nhu cầu và thực trạng nguồn nhân lực, để xác định các khoảng trống, thiếu hụt hoặc dư thừa nguồn nhân lực, cũng như các giải pháp để điều chỉnh nguồn nhân lực cho phù hợp. Có thể sử dụng các giải pháp khác nhau, như:

• Giải pháp tăng nguồn nhân lực: tuyển dụng, đào tạo, phát triển, thăng tiến, …
• Giải pháp giảm nguồn nhân lực: sa thải, nghỉ hưu, chuyển công tác, …

Bước 4: Thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực

• Triển khai các hoạt động hoạch định nguồn nhân lực theo phương án đã lựa chọn, bao gồm tuyển dụng, đào tạo, thăng tiến, điều chuyển, giữ chân, sa thải hoặc nghỉ hưu nguồn nhân lực.
• Phân công trách nhiệm và quyền hạn cho các bộ phận, đơn vị và cá nhân liên quan đến việc thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực.
• Cung cấp các nguồn lực và hỗ trợ cần thiết cho việc thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực, bao gồm ngân sách, thiết bị, tài liệu và thông tin.
• Giải quyết các vấn đề và khó khăn phát sinh trong quá trình thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực.

Bước 5: Đánh giá quy trình triển khai kế hoạch

• Thu thập và phân tích các dữ liệu và thông tin liên quan đến kết quả và hiệu quả của việc thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực.
• So sánh kết quả và hiệu quả của việc thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực với mục tiêu nguồn nhân lực và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp.
• Nhận xét và đánh giá mức độ đạt được mục tiêu nguồn nhân lực và mục tiêu kinh doanh của doanh nghiệp thông qua việc thực hiện kế hoạch nguồn nhân lực.
• Đề xuất và thực hiện các biện pháp điều chỉnh kế hoạch nguồn nhân lực nếu cần thiết, bao gồm thay đổi các hoạt động, phương án, mục tiêu hoặc nguồn lực liên quan đến kế hoạch nguồn nhân lực.

Mục tiêu của bước này là đánh giá hiệu quả, hiệu suất và kết quả của việc thực hiện kế hoạch hoạch định nguồn nhân lực, cũng như nhận xét, đề xuất và cải tiến quy trình hoạch định nguồn nhân lực. Có thể sử dụng các phương pháp đánh giá khác nhau, như:

• Phương pháp định lượng: dựa trên các số liệu thống kê, báo cáo, biểu đồ, … để đánh giá quy trình triển khai kế hoạch.
• Phương pháp định tính: dựa trên các phản hồi, phỏng vấn, khảo sát, … của các nhân viên, quản lý, khách hàng, … để đánh giá quy trình triển khai kế hoạch.

Các lưu ý trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực

Các lưu ý trong quá trình hoạch định nguồn nhân lực

Quy trình hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình quan trọng và phức tạp, đòi hỏi sự tham gia của nhiều bên liên quan, cũng như sự chú ý đến nhiều khía cạnh khác nhau. Để quá trình hoạch định nguồn nhân lực được hiệu quả và hiệu suất, doanh nghiệp cần lưu ý những điểm sau đây:

Phải có sự thống nhất và phối hợp giữa các bộ phận, đơn vị, cấp quản lý trong doanh nghiệp, để đảm bảo nguồn nhân lực được hoạch định theo đúng chiến lược, mục tiêu và nhu cầu của doanh nghiệp.

Cần có sự tham vấn và góp ý của các bên liên quan, như nhân viên, khách hàng, đối tác, cơ quan chức năng. Để đảm bảo nguồn nhân lực được hoạch định theo đúng thực tế, xu hướng và mong muốn của các bên liên quan.

Bên cạnh đó, doanh nghiệp cần linh hoạt và sáng tạo trong việc áp dụng các phương pháp, công cụ, kỹ thuật. Để hoạch định nguồn nhân lực, tùy theo từng đặc thù, điều kiện và tình huống của doanh nghiệp.

Cuối cùng, các doanh nghiệp cũng cần kiểm soát và đánh giá liên tục quy trình hoạch định nguồn nhân lực. Từ đó, kịp thời phát hiện và khắc phục các sai sót, vấn đề, rủi ro. Cũng như cải tiến và nâng cao quá trình hoạch định nguồn nhân lực.

Giải pháp hoạch định và quản lý nhân sự hàng đầu

Tiêu chí lựa chọn giải pháp hoạch định và quản lý nhân sự

Để hỗ trợ doanh nghiệp trong quy trình hoạch định nguồn nhân lực, có rất nhiều giải pháp phần mềm, ứng dụng, dịch vụ, … được cung cấp trên thị trường. Tuy nhiên, không phải giải pháp nào cũng phù hợp với doanh nghiệp, cũng như đáp ứng được các yêu cầu và tiêu chuẩn của doanh nghiệp. Do đó, doanh nghiệp cần lựa chọn giải pháp hoạch định và quản lý nhân sự hàng đầu, có những tính năng và ưu điểm sau đây:

Tích hợp: giải pháp có thể tích hợp với các hệ thống, phần mềm, ứng dụng, … khác của doanh nghiệp, để tạo ra một hệ sinh thái hoạch định và quản lý nhân sự toàn diện và liền mạch.

Đa năng: giải pháp có thể thực hiện được nhiều chức năng, nhiệm vụ, … liên quan đến hoạch định và quản lý nhân sự, như tuyển dụng, đào tạo, phát triển, đánh giá, thưởng phạt, …

Thông minh: giải pháp có thể sử dụng các công nghệ tiên tiến, như trí tuệ nhân tạo, học máy, phân tích dữ liệu, … để hỗ trợ doanh nghiệp trong việc dự báo, đánh giá, đưa ra quyết định, … liên quan đến nguồn nhân lực.

An toàn: giải pháp có thể bảo mật, bảo vệ và lưu trữ các dữ liệu, thông tin, … liên quan đến nguồn nhân lực, tránh bị rò rỉ, mất mát, xâm phạm, …

Tiện lợi: giải pháp có thể sử dụng được trên nhiều thiết bị, nền tảng, … khác nhau, như máy tính, điện thoại, web, … để doanh nghiệp có thể truy cập, sử dụng và quản lý nguồn nhân lực mọi lúc mọi nơi.

Đặc điểm nổi bật của phần mềm quản lý nhân sự digiiHR

Phần mềm nhân sự digiiHR

Một trong những giải pháp hoạch định và quản lý nhân sự hàng đầu hiện nay là Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHR, một sản phẩm củ OOC, được thiết kế dựa trên các nguyên tắc và tiêu chuẩn, một công cụ tìm kiếm thông minh và đáng tin cậy. Phần mềm Quản lý Nhân sự digiiHR có thể giúp doanh nghiệp:

DigiiHR là phần mềm quản lý nhân sự hội tụ các công cụ quản lý nhân sự chuẩn Mỹ, bao gồm:

• Chuỗi giá trị của Michael Porter: giúp doanh nghiệp xác định các hoạt động tạo ra giá trị cho khách hàng và đối tác.
• Khung năng lực của Harvard: giúp doanh nghiệp xác định các kỹ năng, kiến thức và kinh nghiệm cần thiết cho từng vị trí công việc.
• BSC-KPI của Kaplan: giúp doanh nghiệp đo lường và quản lý hiệu quả hoạt động.

Ngoài ra, DigiiHR còn có các module tính lương linh hoạt, đáp ứng mọi hình thức trả lương; module quản lý KPI linh hoạt, đáp ứng nhiều phương thức quản lý mục tiêu, hiệu quả.

Hệ thống báo cáo trực quan, sinh động, thời gian thực.

Ngoài ra, phần mềm nhân sự digiiHR được thiết kế bởi các chuyên gia tư vấn hệ thống quản lý giàu kinh nghiệm của OCD. Các chuyên gia OCD đã thực hiện hàng trăm dự án tư vấn cho các doanh nghiệp thuộc nhiều lĩnh vực.

Lợi ích của phần mềm quản lý nhân sự digiiHR

• Tự động hóa một số chức năng nhân sự như chấm công, tính lương, quản ý thành tích, giúp tiết kiệm thời gian và chi phí.
• Kết nối với các thiết bị (máy chấm công, máy móc sản xuất…) để quản lý thông tin về hiệu quả, kết quả của người lao động.
• Lưu trữ, quản lý thông tin nhân sự một cách hệ thống và nhất quán.
• Cung cấp báo cáo nhân sự nhanh và chính xác cho quản lý cấp cao.

Kết luận

Hoạch định nguồn nhân lực là một quá trình quan trọng và phức tạp, đòi hỏi sự chú ý và nỗ lực của doanh nghiệp. Để quá trình hoạch định nguồn nhân lực được hiệu quả và hiệu suất, doanh nghiệp cần lưu ý các điểm đã nêu trên, cũng như sử dụng các giải pháp hoạch định và quản lý nhân sự hàng đầu, như phần mềm quản lý nhân sự digiiHR. Với sự hỗ trợ của digiiHR, doanh nghiệp có thể tìm kiếm, đào tạo, đánh giá, quản lý và điều chỉnh nguồn nhân lực một cách thông minh, an toàn và tiết kiệm

——————————-

Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những đơn vị tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.

Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn

Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting

Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn