Quỹ lương là gì? 5 bước xây dựng quỹ lương hiệu quả
Current Integrity Practices in Business and Demands for Corporate Capacity Building Support
27 December, 2019
Xây dựng Hệ thống quản trị chiến lược theo phương pháp BSC-KPI cho PACIFIC
30 December, 2019
Last updated on 10 June, 2024
Quỹ lương đóng vai trò quan trọng trong hoạt động sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp. Doanh nghiệp cần quản lý quỹ lương hiệu quả để đảm bảo sử dụng hợp lý nguồn vốn và tạo động lực cho nhân viên làm việc hiệu quả. Cùng OCD tìm hiểu về Quỹ lương và cách xây dựng quỹ lượng hiệu quả qua bài viết này.
Quỹ lương doanh nghiệp là gì?
Quỹ lương doanh nghiệp là tổng số tiền lương mà doanh nghiệp chi trả cho tất cả nhân viên đang làm việc tại doanh nghiệp đó. Quỹ lương bao gồm nhiều khoản khác nhau như lương cứng, lương thưởng, phụ cấp,… Tuy nhiên, phần lớn quỹ lương dành cho việc chi trả lương cho nhân viên dựa trên thời gian làm việc thực tế của họ.
Phân loại quỹ lương
Dựa trên mối quan hệ với hoạt động sản xuất kinh doanh, quỹ lương doanh nghiệp được chia thành hai loại chính:
Tiền lương chính: Là khoản tiền lương được trả cho nhân viên trong thời gian họ làm việc theo nhiệm vụ được giao theo quy định, bao gồm:
- Lương theo cấp bậc
- Các khoản phụ cấp thường xuyên
- Các khoản thưởng được trao trong quá trình làm việc
Tiền lương phụ: Là khoản tiền lương được trả cho nhân viên trong thời gian nghỉ nhưng vẫn được hưởng lương theo chế độ quy định, bao gồm:
- Lương nghỉ phép
- Lương đi làm nghĩa vụ xã hội, hội họp, đi học
- Lương trong thời gian ngừng sản xuất
Việc xác định quỹ lương chính xác là cơ sở quan trọng để doanh nghiệp đưa ra quyết định tăng hoặc giảm số lượng nhân viên dự trên nguồn ngân sách và nhu cầu thực tế của doanh nghiệp. Ngoài ra, doanh nghiệp có thể điều chỉnh mức lương và thưởng cho nhân viên phù hợp với tình hình tài chính và hiệu quả công việc của mỗi cá nhân.
Những yếu tố cơ bản để xây dựng quỹ lương
Nhiều người lầm tưởng rằng xây dựng quỹ lương chỉ đơn giản là cộng tổng mức lương chính và phụ cấp của nhân viên mỗi tháng. Tuy nhiên, đây chỉ là phần nhỏ trong bức tranh tổng thể. Để xây dựng quỹ lương hiệu quả, doanh nghiệp cần quan tâm đến nhiều yếu tố, bao gồm:
Mức lương thị trường
Mức lương cho mỗi vị trí và ngành nghề không phải là con số cố định mà luôn biến động theo xu hướng và nhu cầu thị trường tại từng khu vực.
Ví dụ: Mức lương trung bình cho nhân viên kế toán 2 năm kinh nghiệm tại Hà Nội dao động khoảng 9 triệu đồng, trong khi tại TP. Hồ Chí Minh là gần 10 triệu đồng. Việc khảo sát mức lương thị trường là cơ sở để doanh nghiệp xây dựng mức lương phù hợp cho từng vị trí và bộ phận, từ đó dự trù chi phí cho quỹ lương.
Ngoài ra, mức lương còn thay đổi theo thời gian và xu hướng thị trường. Ví dụ: Sau giai đoạn 2006-2007, thị trường chứng khoán Việt Nam bùng nổ dẫn đến nhu cầu nhân lực trong lĩnh vực này tăng cao. Các công ty tài chính ồ ạt tuyển dụng nhân viên kế toán và kiểm toán, khiến mức lương cho vị trí này tăng gấp 2-3 lần so với trước đó.
Để theo dõi biến động thị trường và xây dựng quỹ lương hiệu quả, phòng kế toán cần phối hợp với phòng marketing để thu thập thông tin khảo sát chính xác nhất.
Năng lực và hiệu quả công việc
Mức lương không chỉ phụ thuộc vào thị trường mà còn dựa trên năng lực và hiệu quả công việc của nhân viên. Doanh nghiệp cần:
- Xác định các yếu tố đánh giá hiệu quả công việc (KPI, KPA)
- Phân loại các vị trí công việc theo mức độ quan trọng, tính chuyên môn và tính khan hiếm
- Đánh giá năng lực và hiệu quả công việc của từng nhân viên
Căn cứ vào kết quả đánh giá, doanh nghiệp sẽ điều chỉnh mức lương phù hợp, đảm bảo công bằng và khuyến khích nhân viên nâng cao hiệu quả công việc.
Mục tiêu của doanh nghiệp
Mục tiêu của một doanh nghiệp là yếu tố quan trọng quyết định đến chính sách lương thưởng, bao gồm cả số lượng và mức độ của lương, thưởng.
Khi xem xét việc tăng quỹ lương, quyết định sẽ phụ thuộc vào việc lãnh đạo chọn tăng số lượng nhân viên hay tăng mức lương thưởng. Có ba phương án chính mà doanh nghiệp có thể lựa chọn:
Tăng số lượng nhân viên
Nghĩa là doanh nghiệp sẽ đánh giá mục tiêu công việc để quyết định số lượng nhân viên cần tuyển thêm. Điều này có nghĩa là chỉ tăng số lượng nhân viên mà không thay đổi mức lương thưởng.
Tăng mức lương thưởng
Doanh nghiệp sẽ giữ nguyên số lượng nhân viên nhưng tăng mức thưởng, điều này có nghĩa là mỗi nhân viên sẽ phải đảm nhận nhiều nhiệm vụ hơn để đạt được mục tiêu. Việc tăng mức thưởng là để khích lệ nhân viên làm việc chăm chỉ hơn mà không phàn nàn về số lượng công việc. Tuy nhiên, số lượng công việc tăng thêm không được vượt quá khả năng của nhân viên và cần phải có sự đồng thuận thông qua một cuộc trưng cầu ý kiến.
Kết hợp tăng số lượng nhân viên và lương thưởng
Doanh nghiệp sẽ tăng một số lượng nhân viên nhất định và đồng thời tăng mức lương thưởng cho tất cả nhân viên. Phương án này không chỉ nâng cao chất lượng đội ngũ nhân viên mà còn tạo ra một môi trường làm việc lý tưởng.
Đọc thêm: 6 yếu tố cho thấy một phần mềm quản lý nhân sự chất lượng
Các bước xây dựng quỹ lương cho doanh nghiệp
Để thiết lập quỹ lương hàng tháng, bộ phận kế toán cần hiểu rõ mục tiêu chiến lược của công ty và nhận sự hỗ trợ từ các bộ phận khác như nhân sự và nghiên cứu thị trường.
Bước 1: Xác định mục tiêu tổng quát của doanh nghiệp
Trước hết, doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu tổng quát của mình. Điều này bao gồm việc đánh giá nhu cầu tài chính, mục tiêu tăng trưởng, và kế hoạch phát triển lâu dài. Mục tiêu này sẽ là cơ sở để xác định quỹ lương cần thiết cho nhân viên.
Bước 2: Phân tích công việc và xác định nhu cầu của công việc
Tiếp theo, doanh nghiệp cần phân tích từng vị trí công việc và xác định số lượng nhân viên cần thiết để đạt được hiệu suất tối ưu. Điều này bao gồm việc đánh giá kỹ năng, trách nhiệm, và mức độ đóng góp của từng vị trí đối với mục tiêu chung.
Bộ phận kế toán cần lập kế hoạch cho quỹ lương của năm nay dựa trên dữ liệu từ năm trước và phải được lãnh đạo phê duyệt. Việc lập kế hoạch này bao gồm việc phối hợp với bộ phận nghiên cứu thị trường để xác định một bảng lương phù hợp với mục tiêu của doanh nghiệp, số lượng nhân viên cần tuyển và mức thưởng cần tăng cho năm sau. Bộ phận tài chính sẽ sử dụng kế hoạch quỹ lương này để lên ngân sách cho các khoản chi tiêu trong năm, đảm bảo không vượt quá ngân sách tổng của công ty.
Bước 3: Thiết lập cấu trúc lương thưởng
Dựa trên phân tích trên, doanh nghiệp sẽ thiết lập một cấu trúc lương thưởng hợp lý, đảm bảo cạnh tranh và công bằng. Cấu trúc này cần phản ánh mức độ đóng góp của nhân viên và khuyến khích họ đạt được hiệu suất cao.
Bước 4: Xây dựng quỹ lương dựa trên ngân sách
Sau khi đã có cấu trúc lương thưởng, doanh nghiệp cần xác định ngân sách dành cho quỹ lương. Ngân sách này phải phù hợp với khả năng tài chính của doanh nghiệp và đồng thời đảm bảo có thể thu hút và giữ chân nhân tài.
Bước 5: Đánh Giá và Điều Chỉnh Định Kỳ
Cuối cùng, doanh nghiệp cần đánh giá và điều chỉnh quỹ lương định kỳ để phản ánh sự thay đổi trong thị trường lao động, hiệu suất của nhân viên, và tình hình tài chính của doanh nghiệp. Điều này giúp quỹ lương luôn cập nhật và phù hợp với điều kiện thực tế.
Bằng cách tuân theo các bước trên, doanh nghiệp có thể xây dựng một quỹ lương hiệu quả, góp phần vào sự thành công và phát triển bền vững. Đây là một quá trình liên tục đòi hỏi sự chú ý và điều chỉnh để đảm bảo rằng quỹ lương phản ánh đúng giá trị và đóng góp của nhân viên đối với doanh nghiệp.
——————————-
