Chuyên gia chia sẻ điều kiện triển khai thành công phần mềm nhân sự trong DN

Last updated on 16 October, 2024

Liên quan đến phần mềm quản trị nhân sự, một báo cáo của tạp chí CIO có chỉ ra rằng, cứ 10 doanh nghiệp triển khai dự án phần mềm  quản trị nhân sự thì có đến 3 doanh nghiệp gặp thất bại hoặc không đem lại hiệu quả rõ rệt. Vậy nguyên nhân là do đâu?

Trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách quản lý nhân sự một cách hiệu quả

Trên thực tế không phải doanh nghiệp nào cũng biết cách quản lý nhân sự một cách hiệu quả nhằm khai thác triệt để nguồn tài nguyên tiềm năng này. Sau các cuộc cách mạng công nghệ, phần mềm quản lý nhân sự ra đời chính là lời giải cho bài toán hóc búa đó, giúp doanh nghiệp giám sát và điều hành đội ngũ nhân sự một cách hiệu quả và tối ưu nhất. Tuy nhiên, không phải doanh nghiệp nào khi áp dụng phần mềm quản trị nhân sự cũng đem lại thành công như mong đợi.

Chỉ 50% doanh nghiệp Việt thật sự hiểu phần mềm quản trị nhân sự là gì!

Trước khi tìm hiểu về nguyên nhân dẫn đến các thất bại khi triển khai, một câu hỏi đặt ra đối với các nhà quản lý: “Liệu bạn đã thực sự chắc chắn rằng mình đã hiểu rõ về phần mềm quản trị nhân sự chưa?”

Thực chất, việc ứng dụng phần mềm quản lý hiện nay của các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn tại Việt Nam chính là bước đầu của việc thực hiện chuyển đổi số. 

Dựa trên khảo sát của Hiệp hội Phần mềm và Dịch vụ CNTT Việt Nam (VINASA) trên 352 tổ chức và doanh nghiệp tham gia Diễn đàn Cấp cao CNTT-TT Việt Nam, 40,6% đơn vị khẳng định đã sẵn sàng nguồn lực và 23,6% đang triển khai các hoạt động chuyển đổi số. Tuy nhiên, cũng có 30,7% nói đã tìm hiểu nhưng chưa biết cần phải làm gì và  5,1% trả lời chưa hiểu biết, chưa có hành động gì liên quan tới chuyển đổi số. Có tới 38% những đơn vị tham gia băn khoăn việc chuyển đổi số nên bắt đầu từ đâu, hay chưa hiểu tin học hóa khác với chuyển đổi số ra sao.

Việc ứng dụng phần mềm quản lý hiện nay của các doanh nghiệp quy mô vừa và lớn tại Việt Nam chính là bước đầu của việc thực hiện chuyển đổi số

Quá trình ứng dụng phần mềm quản lý nhân sự vào trong doanh nghiệp đồng nghĩa với việc số hóa quản trị nhân lực theo hướng tận dụng các thành quả của CMCN 4.0, là một cơ hội mới cho các nhà quản trị nguồn nhân lực được đóng vai trò chiến lược trong doanh nghiệp.

Do đó, trong quá trình tìm hiểu về chuyển đổi số và áp dụng phần mềm quản trị nhân sự vào trong quy trình quản lý, bất cứ thông tin nào bị bỏ qua cũng có thể là lý do gây ra sự thất bại trong quá trình áp dụng phần mềm. Đồng thời, doanh nghiệp nào càng nắm rõ được thông tin và các yêu cầu của phần mềm thì khả năng thành công sẽ càng cao.

Làm sao để giam thiểu tối đa rủi ro khi triển khai

Những sai lầm thường gặp khi áp dụng phần mềm quản lý nhân sự

Thông qua các cuộc nghiên cứu và đánh giá đối với những doanh nghiệp áp dụng thất bại và cả những doanh nghiệp áp dụng thành công, các chuyên gia đã chỉ ra rằng: nguyên nhân dẫn đến sự thất bại chủ yếu là do trong quá trình lên kế hoạch, các doanh nghiệp đã bỏ qua hoặc không chú trọng đến việc cân nhắc các yếu tố cơ bản bao gồm chi phí đầu tư, thời gian đầu tư, lựa chọn phần mềm phù hợp,… để xem xét mức độ áp dụng thực tế của phần mềm quản trị nhân sự. Cụ thể, dưới đây là một số các vấn đề nảy sinh khi áp dụng phần mềm mà bỏ qua việc phân tích các yếu tố trên: 

Nguyên nhân dẫn đến sự thất bại hầu hết là do các doanh nghiệp đã bỏ qua một số yếu tố cơ bản trong quá trình lên kế hoạch

1. Thiếu mục tiêu rõ ràng: Trước khi triển khai phần mềm  quản trị nhân sự cho doanh nghiệp, điều quan trọng trong quá trình lên kế hoạch là phải xác định được rõ ràng các kỳ vọng đối với dự án. Đây chính là yếu tố giúp doanh nghiệp có thể đo lường được các lợi ích mà phần mềm đem lại, những cơ hội và thách thức khi thực hiện phần mềm để dễ dàng kiểm soát được phạm vi của nó.Vì vậy, việc vắng mặt của các mục tiêu này là một trong những yếu tố phổ biến nhất liên quan đến sự thất bại trong quá trình thực hiện.
2. Mong đợi rằng phần mềm sẽ khắc phục tất cả các sự cố: Nhiều doanh nghiệp quên mất rằng, bản chất của phần mềm quản trị nhân sự chỉ đơn giản là công cụ mà con người tạo ra để hỗ trợ quá trình quản lý nguồn nhân sự trở nên đơn giản và thuận tiện hơn. Trên thực tế, nó không thể tự động khắc phục mọi vấn đề không nằm trong cài đặt sẵn. Do đó, bất kể phần mềm nhân sự có tiên tiến hay mạnh mẽ thế nào thì nó vẫn chủ yếu hoạt động dựa trên sự chỉ đạo của con người.
3. Thiếu hụt đào tạo và hỗ trợ nhân viên: Khi triển khai phần mềm quản trị nhân sự trong kinh doanh, điều này đồng nghĩa với lực lượng lao động cũng cần có những kiến thức và kĩ năng mới. Sẽ chẳng có doanh nghiệp nào có thể áp dụng một phần mềm mà chính nhân viên của họ không biết cách sử dụng, do đó việc không coi trọng sự phát triển cá nhân của nhân viên là một cách nhanh chóng dẫn đến sự thất bại trong việc triển khai phần mềm nhân sự. 
4. Phần mềm không phù hợp với doanh nghiệp: Thông thường, nhiều doanh nghiệp có suy nghĩ rằng phần mềm quản trị nhân sự nào được lựa chọn nhiều nhất thì việc áp dụng phần mềm đó sẽ đem lại hiệu quả tốt nhất. Tuy nhiên, trên thực tế, mỗi doanh nghiệp sẽ có những mô hình vận hành khác nhau và mỗi mô hình này cũng sẽ tương ứng với các loại hình phần mềm quản lý nhân sự khác nhau. Việc  lựa chọn phần mềm quản trị nhân sự có phù hợp với doanh nghiệp đó hay không chính là yếu tố quyết định đến sự thành bại của doanh nghiệp đó trong việc triển khai và áp dụng.

Điều kiện để áp dụng phần mềm quản lý nhân sự thành công

Từ những kinh nghiệm rút ra trong những năm tư vấn doanh nghiệp, nhìn nhận chung về các thất bại trong việc áp dụng phần mềm quản trị nhân sự, chúng tôi tổng hợp dưới đây những điều kiện để giúp các doanh nghiệp áp dụng thành công phần mềm nhân sự:

Sự quyết tâm của nhà lãnh đạo

Để có thể áp dụng thành công phần mềm quản trị nhân sự trong doanh nghiệp  thì yếu tố đầu tiên quyết định đến sự thành công của nó chính là sự kiên trì theo đuổi mục tiêu đã đặt ra của các nhà lãnh đạo. Nguyên nhân do việc triển khai phần mềm quản trị nhân sự là một quá trình phức tạp liên quan đến sự thay đổi trong quy trình làm việc của cả doanh nghiệp và cần thời gian để nhà cung cấp lập trình cho phù hợp với quy trình đó. Do vậy, rất nhiều dự án triển khai phần mềm quản trị nhân sự bị hủy bỏ bởi sự phức tạp của nó hoặc do các nhà lãnh đạo không đủ kiên nhẫn để chờ đợi được kết quả. Chúng ta có thể tưởng tượng, nếu như coi sự thành công của một dự án là 100% thì sự quyết tâm của nhà lãnh đạo là yếu tố chiếm 50% thành công của toàn dự án. Do đó, chỉ khi nào nhà lãnh đạo có quyết tâm muốn sử dụng phần mềm quản trị nhân sự vào trong doanh nghiệp thì việc triển khai mới có thể thành công.

Coi sự thành công của một dự án là 100% thì sự quyết tâm của nhà lãnh đạo là yếu tố chiếm 50% thành công của toàn dự án

Chi phí đầu tư tương xứng

Chi phí đầu tư cho phần mềm quản trị nhân sự là yếu tố quan trọng mà các doanh nghiệp cần phải tìm hiểu và cân nhắc kĩ trước khi đưa ra quyết định. Để xác định được chi phí đầu tư triển khai phần mềm có tương xứng với phần mềm hay không phải dựa trên 2 yếu tố là ngân sách và giá trị mà phần mềm đem lại . Trước khi triển khai phần mềm, các nhà lãnh đạo phải xác định ngân sách mà doanh nghiệp có thể đầu tư cho dự án này là bao nhiêu nhằm tránh tình trạng vượt ngân sách. Ngân sách này được xác định dựa trên quy mô, phạm vi và nhu cầu sử dụng phần mềm của doanh nghiệp. Bước tiếp theo mà doanh nghiệp cần phải làm là đưa ra so sánh liệu giá trị mà phần mềm đem lại có tương ứng hoặc vượt quá chi phí mà doanh nghiệp đầu tư cho nó hay không? Lợi ích mà doanh nghiệp đạt được sau khi bỏ vốn đầu tư là gì? Sau khi xác định được các yếu tố này, doanh nghiệp có thể gửi các yêu cầu này tới các nhà cung cấp để chọn ra được  phần mềm phù hợp với các chỉ tiêu đưa ra cùng với giá cả hợp lý. 

Chi phí đầu tư triển khai phần mềm có tương xứng với phần mềm hay không phải dựa trên 2 yếu tố là ngân sách và giá trị mà phần mềm đem lại

Thời điểm đầu tư thích hợp

Trước khi quyết định áp dụng phần mềm quản trị nhân sự vào trong doanh nghiệp, cần đảm bảo doanh nghiệp đã chuẩn hóa được hệ thống quản lý. Do khi hệ thống quản lý chưa được chuẩn hóa, các công việc thực hiện chưa logic và đúng chuẩn nghề nghiệp, luồng công việc chưa tạo thành một dòng chảy hợp lý, thì việc áp dụng phần mềm quản trị nhân sự là không khả thi. Một số doanh nghiệp hy vọng rằng phần mềm sẽ giúp tự chuẩn hóa được các quy trình công việc đã cố gắng đầu tư nhưng thường thất bại trong việc xây dựng một quy trình khiên cưỡng không phù hợp với mô hình quản trị và văn hóa ra quyết định của mình. Do đó, đây chính là yếu tố quan trọng quyết định đến việc doanh nghiệp đã thích hợp để đầu tư phần mềm hay chưa và điều kiện đủ để áp dụng nó vào trong doanh nghiệp.

Kỹ năng xử lý thông tin của doanh nghiệp

Kỹ năng xử lý thông tin của các cán bộ nhân viên và các nhà quản lý cần được cải thiện và nâng cao để theo kịp với tính năng hệ thống. Họ cần được đào tạo bài bản để hiểu được các thông số hiển thị trên phần mềm và sử dụng thành thạo các mô hình thống kê và phân tích dữ liệu, chỉ số hiệu quả quản trị nhân sự.

Trong tháng 4/2019, Cisco công bố báo cáo khảo sát về chỉ số phát triển kỹ thuật số  thực hiện trên 1.340 doanh nghiệp tại khu vực nói chung và 50 doanh nghiệp Việt Nam nói riêng cho thấy các doanh nghiệp vừa và nhỏ đang đối mặt với những rào cản trong quá trình chuyển đổi kỹ thuật số như thiếu kỹ năng số và nhân lực (17%), thiếu nền tảng công nghệ thông tin đủ mạnh để cho phép chuyển đổi kỹ thuật số (16,7%), thiếu tư duy kỹ thuật số hoặc các thách thức về văn hóa kỹ thuật số trong doanh nghiệp (15,7%)…

Kỹ năng xử lý thông tin của các cán bộ nhân viên và các nhà quản lý cần được cải thiện và nâng cao để theo kịp với tính năng hệ thống

Do đó, việc đào tạo bài bản về các kỹ năng công nghệ thông tin là điều thiết yếu để các nhân viên và nhà quản lý có thể hiểu được các thông số hiển thị trên phần mềm và sử dụng thành thạo các mô hình thống kê và phân tích dữ liệu, chỉ số hiệu quả quản trị nhân sự. Do vậy, khi được cung cấp dữ liệu và thông tin, họ sẽ biết sử dụng ra sao và nội dung mà chúng thể hiện. Vì vậy phần mềm quản trị nhân sự khi xây dựng xong mới phát huy được tác dụng.

Lựa chọn phần mềm phù hợp

Để lựa chọn được một phần mềm phù hợp với mô hình vận hành của doanh nghiệp, việc lựa chọn dựa trên yếu tố giá cả và mục tiêu giá trị mà phần mềm đem lại là hoàn toàn chưa đủ. Đa phần phần mềm cung cấp hiện nay trên thị trường chưa hoàn toàn đáp ứng được kỳ vọng của các nhà quản lý về hiệu suất hóa xử lý nghiệp vụ, tăng tính tức thời và chính xác của các thông tin phục vụ ra quyết định. Do vậy, doanh nghiệp cần cân nhắc tới khả năng tùy chỉnh phần mềm của nhà cung cấp để phù hợp với mô hình vận hành công việc của mình. 

Việc lựa chọn phần mềm dựa trên yếu tố giá cả và mục tiêu giá trị mà phần mềm đem lại là hoàn toàn chưa đủ

Trên thực tế, một doanh nghiệp trong quá trình phát triển sẽ đồng thời có những thay đổi liên tục về các quy trình và phương pháp quản lý để giúp doanh nghiệp có thể tối ưu được các công đoạn sản xuất, đem lại hiệu quả hoạt động cho doanh nghiệp. Những thay đổi này kéo theo sự thay đổi trong quá trình quản lý nhân sự, điều này đồng nghĩa với việc phần mềm quản trị nhân sự cần linh hoạt các tính năng để phù hợp với sự thay đổi.

Sự tích hợp giữa các phần mềm

Hiện nay, nhiều doanh nghiệp ở Việt Nam thường có xu hướng trang bị cho các bộ phận chức năng các phần mềm chuyên dụng giúp họ nâng cao được hiệu quả công việc. 

Tuy nhiên, vấn đề xảy ra ở đây chính là các báo cáo đưa ra nhiều khi có sự sai lệch giữa các phòng ban, nhiều khi còn cần phải ghép nối và điều chỉnh bằng tay để sửa chữa lại các sai sót. Điều này không những gây mất thời gian mà còn không đáp ứng được mong đợi của các nhà lãnh đạo đối với những phần mềm này. Do đó, để đảm bảo phần mềm quản trị nhân sự theo dõi và đánh giá được chính xác nhất hiệu quả và hiệu suất của nhân viên, cần có sự tích hợp giữa phần mềm quản trị nhân lực và các phần mềm quản lý chức năng khác nhau trong doanh nghiệp (CRM, DMS, ERP). Điều này đảm bảo dữ liệu nhân sự được kết nối, giúp các nhà quản lý có cái nhìn toàn diện nhất đối với mọi nhân viên từ các phần mềm này. 

Team Marketing

Nguồn: Tham luận “Phần mềm HRM – Kinh nghiệm triển khai tại Việt Nam” – Bà Nguyễn Thị Nam Phương

Đọc thêm: Top 5 phần mềm quản trị nhân sự được tin dùng nhất