Kiểm kê hàng tồn kho – Thách thức và giải pháp

Last updated on 14 May, 2025

Trong môi trường kinh doanh năng động ngày nay, việc quản lý hiệu quả hàng tồn kho đóng vai trò then chốt đối với sự thành công của doanh nghiệp. Một trong những hoạt động quan trọng để đảm bảo sự chính xác và tối ưu hóa quy trình này chính là kiểm kê hàng tồn kho. Vậy, kiểm kê hàng tồn kho là gì và tại sao nó lại thiết yếu đối với mọi doanh nghiệp? Hãy cùng khám phá những lợi ích, thách thức và các giải pháp hiệu quả liên quan đến hoạt động này.

Kiểm kê hàng tồn kho là gì?

Kiểm kê hàng tồn kho là quá trình kiểm tra, đối chiếu số lượng hàng hóa thực tế có trong kho tại một thời điểm nhất định so với số liệu được ghi chép trên sổ sách hoặc hệ thống quản lý kho. Mục đích chính của việc này là để:

• Xác định số lượng và tình trạng thực tế của hàng hóa trong kho.
• So sánh và đối chiếu với số liệu kế toán để phát hiện sai lệch (thừa, thiếu, hư hỏng).
• Đảm bảo tính chính xác của dữ liệu hàng tồn kho, phục vụ cho việc quản lý, lên kế hoạch sản xuất, mua hàng và ra quyết định kinh doanh.
• Phát hiện và ngăn chặn các trường hợp thất thoát, lãng phí, hoặc gian lận.
• Đánh giá hiệu quả của công tác quản lý kho.
• Tuân thủ các quy định về kế toán và kiểm toán.

Nói một cách đơn giản, kiểm kê hàng tồn kho giống như việc bạn “điểm danh” tất cả các mặt hàng trong kho để biết chính xác mình đang có bao nhiêu, loại nào, và tình trạng ra sao. Đây là một hoạt động quan trọng và cần thiết đối với mọi doanh nghiệp có hoạt động lưu trữ hàng hóa.

Lợi ích của kiểm kê hàng tồn kho

Kiểm kê hàng tồn kho mang lại nhiều lợi ích quan trọng cho doanh nghiệp, bao gồm:

• Đảm bảo tính chính xác của số liệu hàng tồn kho: Giúp doanh nghiệp biết rõ số lượng, chủng loại và tình trạng thực tế của hàng hóa trong kho, tránh sai lệch so với sổ sách.
• Phát hiện và xử lý sai lệch: Kịp thời phát hiện các trường hợp thừa, thiếu, hư hỏng, mất mát hàng hóa để có biện pháp điều chỉnh và xử lý phù hợp.
• Cải thiện quản lý kho: Cung cấp thông tin chính xác để tối ưu hóa việc sắp xếp, bảo quản hàng hóa, giảm thiểu lãng phí và chi phí lưu kho.
• Nâng cao hiệu quả hoạt động: Dữ liệu tồn kho chính xác giúp việc lên kế hoạch sản xuất, mua hàng và bán hàng hiệu quả hơn, tránh tình trạng thiếu hụt hoặc tồn đọng hàng hóa quá mức.
• Hỗ trợ ra quyết định kinh doanh: Thông tin kiểm kê là cơ sở quan trọng để nhà quản lý đưa ra các quyết định liên quan đến giá cả, chiến lược bán hàng, và quản lý dòng tiền.
• Ngăn ngừa thất thoát và gian lận: Việc kiểm kê định kỳ giúp phát hiện sớm các hành vi gian lận, trộm cắp hoặc sai sót trong quá trình quản lý kho.
• Đảm bảo tính minh bạch tài chính: Số liệu kiểm kê là căn cứ để điều chỉnh số liệu kế toán, đảm bảo báo cáo tài chính phản ánh đúng giá trị hàng tồn kho của doanh nghiệp.
• Tuân thủ các quy định: Đáp ứng các yêu cầu của pháp luật về kế toán và kiểm toán liên quan đến hàng tồn kho.
• Nâng cao chất lượng dịch vụ khách hàng: Đảm bảo có đủ hàng hóa để đáp ứng nhu cầu của khách hàng, tránh tình trạng hết hàng gây ảnh hưởng đến uy tín và doanh thu.
• Đánh giá hiệu quả quản lý: Giúp doanh nghiệp đánh giá được hiệu quả của các quy trình quản lý kho hiện tại và có những cải tiến cần thiết.

Thách thức của kiểm kê hàng tồn kho

Mặc dù mang lại nhiều lợi ích, kiểm kê hàng tồn kho cũng đi kèm với không ít thách thức, đặc biệt đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn và số lượng hàng hóa đa dạng:

• Tốn thời gian và công sức: Quá trình kiểm kê, đặc biệt là kiểm kê thủ công, đòi hỏi nhiều nhân lực và thời gian để đếm, ghi chép và đối chiếu số liệu. Điều này có thể làm gián đoạn các hoạt động kinh doanh khác.
• Dễ xảy ra sai sót: Do yếu tố con người, việc đếm và ghi chép thủ công dễ dẫn đến sai sót, nhầm lẫn, ảnh hưởng đến độ chính xác của kết quả kiểm kê.
• Khó khăn trong việc kiểm kê hàng hóa phức tạp: Các mặt hàng có kích thước nhỏ, số lượng lớn, hoặc được lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau có thể gây khó khăn và tốn nhiều thời gian hơn trong quá trình kiểm kê.
• Gián đoạn hoạt động kinh doanh: Để thực hiện kiểm kê, đôi khi doanh nghiệp phải tạm ngừng các hoạt động xuất nhập kho hoặc thậm chí toàn bộ hoạt động kinh doanh trong một khoảng thời gian nhất định.
• Chi phí cao: Chi phí nhân công, chi phí thuê kho bãi (nếu cần di chuyển hàng hóa), chi phí in ấn biểu mẫu và các chi phí phát sinh khác có thể làm tăng tổng chi phí hoạt động của doanh nghiệp.
• Khó đảm bảo tính chính xác tuyệt đối: Ngay cả khi thực hiện cẩn thận, vẫn có thể xảy ra sai sót nhỏ hoặc sự chênh lệch không đáng kể do các yếu tố khách quan.
• Yêu cầu sự phối hợp chặt chẽ giữa các bộ phận: Quá trình kiểm kê hiệu quả đòi hỏi sự phối hợp nhịp nhàng giữa bộ phận kho, kế toán và các bộ phận liên quan khác.
• Khó khăn trong việc kiểm kê liên tục (kiểm kê định kỳ): Thực hiện kiểm kê định kỳ thường xuyên có thể gây áp lực lên nguồn lực và lịch trình hoạt động của doanh nghiệp.
• Vấn đề về công nghệ và hệ thống: Đối với các doanh nghiệp chưa có hệ thống quản lý kho hiệu quả, việc kiểm kê và đối chiếu số liệu trở nên phức tạp và dễ sai sót hơn.
• Xử lý hàng hóa lỗi thời, hư hỏng: Việc xác định và xử lý các mặt hàng lỗi thời, hư hỏng trong quá trình kiểm kê có thể tốn thời gian và cần có quy trình rõ ràng.

Để giảm thiểu những thách thức này, nhiều doanh nghiệp đã và đang áp dụng các giải pháp công nghệ như hệ thống quản lý kho (WMS), máy quét mã vạch, và các phương pháp kiểm kê hiện đại hơn như kiểm kê theo chu kỳ hoặc kiểm kê ngẫu nhiên.

Những loại vật tư, hàng hóa nào gây khó khăn cho việc kiểm kê hàng tồn kho?

Việc kiểm kê hàng tồn kho có thể trở nên khó khăn hơn đối với một số loại vật tư, hàng hóa sau đây:

• Hàng hóa có số lượng lớn và kích thước nhỏ: Ví dụ như ốc vít, linh kiện điện tử nhỏ, hạt giống,… Việc đếm và xác định chính xác số lượng của các mặt hàng này một cách thủ công rất dễ gây nhầm lẫn và tốn nhiều thời gian.
• Hàng hóa cồng kềnh, khó di chuyển: Máy móc lớn, thiết bị nặng, vật liệu xây dựng,… gây khó khăn trong việc tiếp cận và kiểm đếm, đặc biệt khi chúng được lưu trữ ở các vị trí khó khăn.
• Hàng hóa lỏng, khí hoặc dạng bột: Việc đo lường chính xác khối lượng hoặc số lượng của các mặt hàng này đòi hỏi thiết bị và quy trình đặc biệt. Sự rò rỉ hoặc bay hơi cũng có thể gây sai lệch.
• Hàng hóa có giá trị cao: Trang sức, thiết bị điện tử đắt tiền,… đòi hỏi sự cẩn trọng và bảo mật cao trong quá trình kiểm kê để tránh mất mát hoặc trộm cắp.
• Hàng hóa dễ hư hỏng, có hạn sử dụng ngắn: Thực phẩm tươi sống, dược phẩm,… cần được kiểm kê thường xuyên hơn về số lượng và tình trạng để đảm bảo chất lượng và tránh lãng phí do hết hạn.
• Hàng hóa được lưu trữ ở nhiều địa điểm khác nhau: Doanh nghiệp có nhiều kho hàng hoặc hàng hóa nằm rải rác ở các vị trí khác nhau sẽ gặp khó khăn trong việc tổng hợp và đối chiếu số liệu.
• Hàng hóa không được sắp xếp khoa học: Kho hàng lộn xộn, hàng hóa không được phân loại và sắp xếp rõ ràng sẽ làm mất thời gian tìm kiếm và kiểm đếm.
• Hàng hóa không có mã vạch hoặc thông tin nhận dạng rõ ràng: Việc thiếu thông tin chi tiết khiến việc đối chiếu với sổ sách trở nên khó khăn và dễ gây nhầm lẫn giữa các mặt hàng tương tự.
• Hàng hóa đang trong quá trình sản xuất dở dang: Việc xác định số lượng và giá trị của các sản phẩm chưa hoàn thiện có thể phức tạp và đòi hỏi sự đánh giá kỹ thuật.
• Vật tư tiêu hao số lượng lớn, giá trị thấp: Mặc dù giá trị đơn vị không cao, nhưng số lượng lớn có thể gây khó khăn trong việc kiểm soát và dễ bị sai sót nếu không có quy trình chặt chẽ.

Việc nhận diện những loại vật tư, hàng hóa này giúp doanh nghiệp có kế hoạch kiểm kê phù hợp, có thể áp dụng các phương pháp và công nghệ hỗ trợ để tăng cường hiệu quả và độ chính xác.

Giải pháp kiểm kê hàng tồn kho

Dưới đây là một số giải pháp giúp doanh nghiệp nâng cao hiệu quả kiểm kê hàng tồn kho:

• Áp dụng hệ thống quản lý kho (WMS): Triển khai phần mềm quản lý kho chuyên nghiệp giúp theo dõi thời gian thực số lượng, vị trí và tình trạng của hàng hóa. WMS thường tích hợp các tính năng như quét mã vạch, quản lý nhập xuất, và tạo báo cáo tồn kho tự động, giảm thiểu sai sót và tiết kiệm thời gian. Bạn có thể tìm hiểu thêm về hệ thống WMS tại đây.
• Sử dụng mã vạch hoặc QR code: Gán mã vạch hoặc QR code cho từng sản phẩm hoặc vị trí lưu trữ giúp việc nhận dạng và kiểm đếm trở nên nhanh chóng và chính xác hơn. Máy quét mã vạch kết nối với hệ thống quản lý kho sẽ tự động cập nhật số liệu.
• Kiểm kê định kỳ và thường xuyên: Thay vì chỉ kiểm kê vào cuối kỳ kế toán, doanh nghiệp nên thực hiện kiểm kê định kỳ (ví dụ hàng tháng, quý) hoặc kiểm kê theo chu kỳ đối với từng nhóm hàng hóa. Điều này giúp phát hiện sớm các sai lệch và có biện pháp xử lý kịp thời.
• Kiểm kê ngẫu nhiên: Thực hiện kiểm kê bất ngờ đối với một số mặt hàng hoặc khu vực nhất định giúp đánh giá tính chính xác của hệ thống quản lý và ý thức tuân thủ của nhân viên.
• Tối ưu hóa quy trình sắp xếp kho: Sắp xếp hàng hóa khoa học, có hệ thống, dễ tìm kiếm và tiếp cận sẽ giúp quá trình kiểm kê diễn ra thuận lợi hơn. Sử dụng các nguyên tắc như FIFO (First-In, First-Out) hoặc LIFO (Last-In, First-Out) một cách nhất quán.
• Đào tạo nhân viên kiểm kê chuyên nghiệp: Đảm bảo nhân viên thực hiện công tác kiểm kê được đào tạo bài bản về quy trình, cách sử dụng thiết bị và tầm quan trọng của việc ghi chép chính xác.
• Sử dụng thiết bị hỗ trợ kiểm kê: Đầu tư vào các thiết bị như máy đếm điện tử, cân điện tử, máy quét di động,… có thể giúp tăng tốc độ và độ chính xác của quá trình kiểm kê đối với các loại hàng hóa đặc thù.
• Phân công trách nhiệm rõ ràng: Xác định rõ trách nhiệm của từng cá nhân hoặc bộ phận trong quá trình chuẩn bị, thực hiện và đối chiếu kết quả kiểm kê.
• Đối chiếu thường xuyên giữa số liệu thực tế và sổ sách: Không chỉ sau khi kiểm kê mà nên thực hiện đối chiếu định kỳ giữa số liệu tồn kho thực tế (có thể thông qua các đợt kiểm kê nhỏ) với số liệu trên hệ thống để phát hiện sớm các chênh lệch.
• Áp dụng công nghệ RFID (Radio-Frequency Identification): Đối với các doanh nghiệp có quy mô lớn và yêu cầu độ chính xác cao, công nghệ RFID có thể tự động hóa việc theo dõi và kiểm kê hàng hóa mà không cần quét thủ công từng sản phẩm. Bạn có thể tham khảo thêm về ứng dụng RFID trong quản lý kho tại một bài viết tương tự ở đây (đây là một ví dụ link tham khảo, bạn có thể tìm kiếm bài viết phù hợp hơn).
• Thực hiện kiểm kê độc lập: Trong một số trường hợp, đặc biệt là đối với các mục đích kiểm toán, việc thuê một bên thứ ba độc lập để thực hiện kiểm kê có thể đảm bảo tính khách quan và chính xác cao hơn.
• Xây dựng quy trình xử lý sai lệch rõ ràng: Thiết lập quy trình cụ thể để điều tra và xử lý các trường hợp chênh lệch giữa số liệu kiểm kê thực tế và sổ sách, đồng thời tìm ra nguyên nhân để ngăn chặn tái diễn.

Việc lựa chọn và kết hợp các giải pháp trên sẽ tùy thuộc vào đặc điểm ngành nghề, quy mô kinh doanh và nguồn lực của từng doanh nghiệp.

Tóm lại, kiểm kê hàng tồn kho không chỉ đơn thuần là một hoạt động đếm số lượng hàng hóa. Nó là một công cụ quản lý mạnh mẽ, mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho doanh nghiệp từ việc đảm bảo tính chính xác của dữ liệu, tối ưu hóa quy trình vận hành, đến việc hỗ trợ các quyết định kinh doanh chiến lược. Mặc dù đi kèm với những thách thức nhất định, việc áp dụng các giải pháp hiệu quả và tận dụng công nghệ sẽ giúp doanh nghiệp thực hiện kiểm kê một cách chính xác, nhanh chóng và hiệu quả hơn, góp phần vào sự phát triển bền vững.