Reorder Point (ROP) là gì? Công thức, lợi ích và hạn chế

Last updated on 28 March, 2025

Trong kinh doanh, việc duy trì hàng tồn kho ở mức tối ưu luôn là một bài toán khó. Nếu đặt hàng quá muộn, doanh nghiệp có nguy cơ hết hàng, ảnh hưởng đến hoạt động kinh doanh và trải nghiệm khách hàng. Ngược lại, nếu dự trữ quá nhiều, vốn sẽ bị chôn trong kho, làm tăng chi phí lưu trữ và rủi ro tồn đọng hàng hóa. Vậy làm thế nào để xác định thời điểm đặt hàng hợp lý? Reorder Point (ROP) – Điểm đặt hàng lại chính là giải pháp giúp doanh nghiệp đảm bảo hàng hóa luôn sẵn sàng mà không gây lãng phí tài nguyên.

Trong bài viết dưới đây, OCD sẽ cùng bạn tìm hiểu về khái niệm Reorder Point, lợi ích, hạn chế, cũng như cách tối ưu hóa phương pháp này để nâng cao hiệu quả quản lý tồn kho.

Reorder Point là gì?

Khái niệm Reorder Point

Điểm đặt hàng lại (Reorder Point – ROP) là một khái niệm quan trọng trong quản trị hàng tồn kho và logistics, giúp xác định thời điểm cần đặt hàng bổ sung cho một mặt hàng cụ thể. Nó được xác định dựa trên mức tồn kho hiện tại, nhu cầu tiêu thụ và thời gian cần thiết để đơn hàng được giao.

Mục tiêu của Reorder Point là đảm bảo hàng hóa không bị thiếu hụt. Khi tồn kho chạm đến ngưỡng này, doanh nghiệp cần nhanh chóng liên hệ với nhà cung cấp để đặt hàng, tránh rủi ro cạn kiệt hàng trước khi lô hàng mới được bổ sung.

Việc thiết lập điểm đặt hàng lại hợp lý giúp doanh nghiệp duy trì lượng tồn kho tối ưu, hạn chế tình trạng thiếu hàng hoặc dư thừa, từ đó nâng cao hiệu quả hoạt động và tối ưu chi phí lưu kho.

Công thức tính Reorder Point

Reorder Point = Lead Time Demand + Safety Stock

Trong đó:

• Lead Time Demand (Nhu cầu trong thời gian giao hàng) = Thời gian giao hàng (Lead Time) × Nhu cầu trung bình hàng ngày
• Safety Stock (Hàng tồn kho an toàn) = Dự trữ thêm để phòng trường hợp nhu cầu tăng đột biến hoặc thời gian giao hàng bị chậm

Ví dụ:

• Nhu cầu trung bình hàng ngày: 100 sản phẩm
• Thời gian giao hàng của nhà cung cấp: 5 ngày
• Hàng tồn kho an toàn: 200 sản phẩm

Áp dụng công thức:

Reorder Point = (100×5)+200 = 700 sản phẩm

Như vậy, khi tồn kho giảm xuống 700 sản phẩm, doanh nghiệp cần đặt hàng để tránh thiếu hụt hàng hóa.

Tầm quan trọng của Reorder Point

Việc lập kế hoạch cho Reorder Point chính xác là rất quan trọng. Nếu đặt hàng quá sớm, bạn sẽ phải lưu trữ lượng hàng dư thừa, gây tốn kém chi phí kho bãi. Ngược lại, nếu đặt hàng quá muộn, bạn có nguy cơ hết hàng và mất doanh thu.

Trước đây, khách hàng có thể chờ vài ngày để sản phẩm được bổ sung, nhưng trong thị trường cạnh tranh ngày nay, tốc độ giao hàng đóng vai trò quan trọng. Nếu không thể đáp ứng nhanh chóng, doanh nghiệp dễ mất khách hàng vào tay đối thủ.

Trong một thế giới lý tưởng, Reorder Point và số lượng đặt hàng sẽ được điều chỉnh dựa trên nhu cầu thực tế của khách hàng trong thời gian thực. Ví dụ, khi khách hàng yêu cầu một sản phẩm, đơn hàng sẽ được thực hiện ngay lập tức mà không có bất kỳ thời gian chờ đợi nào.

Tuy nhiên, trên thực tế, điều này hiếm khi xảy ra, dẫn đến nhiều thách thức trong việc đặt hàng. Đối với nhiều doanh nghiệp, nhu cầu của khách hàng và thời gian giao hàng từ nhà cung cấp luôn biến động. Điều này khiến việc xác định số lượng và tần suất đặt hàng trở thành một bài toán khó.

Lợi ích của Reorder Point

Mô hình Điểm đặt hàng lại (Reorder Point – ROP) là một công cụ ra quyết định đơn giản, giúp tối ưu hóa mức tồn kho và tránh tình trạng hết hàng. Bên cạnh đó, nó còn mang lại nhiều giá trị khác, bao gồm:

Lợi ích của Reorder Point

• Tiết kiệm chi phí: Giữ mức tồn kho gần với mức tối ưu, giảm rủi ro hết hàng và tránh tình trạng tồn kho dư thừa. Việc dư thừa hàng tồn có thể làm tăng chi phí lưu kho và khiến vốn bị mắc kẹt không cần thiết.
• Tiết kiệm thời gian: Reorder Point giúp tự động hóa một phần quy trình bổ sung hàng, giảm nhu cầu giám sát liên tục và rút ngắn các thao tác thủ công, từ đó tăng tốc quá trình mua hàng.
• Bổ sung hàng dựa trên dữ liệu: ROP không dựa trên cảm tính mà dựa trên phân tích dữ liệu tiêu thụ và xu hướng mua hàng. Khi được kết hợp với các yếu tố như chuỗi cung ứng, yêu cầu pháp lý, hoặc thay đổi trong danh mục sản phẩm, doanh nghiệp có thể dự đoán nhu cầu thực tế chính xác hơn.
• Gia tăng cơ hội kinh doanh: Việc duy trì mức tồn kho hợp lý giúp doanh nghiệp có nguồn lực sẵn sàng để đáp ứng những đơn hàng mới hoặc nâng cấp cơ sở hạ tầng khi cần thiết. Một quy trình bổ sung hàng hiệu quả có thể tạo tiền đề để mở rộng quy mô kinh doanh.

Hạn chế của Reorder Point

Dù mang lại nhiều lợi ích, Reorder Point không phải là phương pháp phù hợp trong mọi trường hợp. Do dựa vào dữ liệu lịch sử để dự đoán tương lai, ROP có một số hạn chế so với các hệ thống tiên tiến như Hoạch định Nhu cầu Nguyên vật liệu (MRP – Material Requirements Planning):

• Phương pháp cứng nhắc: Phương pháp này không sử dụng các kỹ thuật dự báo nâng cao hay tính đến các ràng buộc sản xuất khác ngoài nguồn cung nguyên liệu. Do đó, doanh nghiệp cần thường xuyên điều chỉnh khi có biến động trong chuỗi cung ứng hoặc nhu cầu khách hàng.
• Không hiệu quả với quy trình sản xuất phức tạp: ROP không xem xét mối quan hệ giữa các loại nguyên vật liệu hoặc quy trình sản xuất, khiến nó không phù hợp để lập kế hoạch đặt hàng trong các mô hình sản xuất phức tạp.
• Không phù hợp với thị trường có nhu cầu biến động: Reorder Point hoạt động tốt khi nhu cầu ổn định và thời gian giao hàng của nhà cung cấp không thay đổi nhiều. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp sản xuất theo đơn đặt hàng (Engineer-to-Order) hoặc hoạt động trong thị trường có nhu cầu biến động mạnh, mô hình này sẽ không phải là lựa chọn lý tưởng.
• Không tính đến công suất sản xuất: Mô hình ROP không xem xét đến năng lực sản xuất của nhà máy. Nếu không bổ sung yếu tố này vào kế hoạch sản xuất, doanh nghiệp có thể gặp các vấn đề như sản xuất dư thừa, thiếu hụt hàng hóa hoặc gặp khó khăn tài chính do tồn kho quá mức.

Hợp tác với nhà cung cấp để tối ưu Reorder Point

Thời gian giao hàng (Lead time) là một trong những yếu tố quan trọng nhất khi xác định điểm đặt hàng lại (ROP). Biến số này phụ thuộc chủ yếu vào nhà cung cấp; do đó, việc hợp tác chặt chẽ với họ đóng vai trò quan trọng trong quá trình tính toán Reorder Point. Một số lợi ích có thể đạt được bao gồm:

• Thời gian giao hàng chính xác hơn: Chia sẻ thông tin về nhu cầu và xu hướng mua hàng giúp nhà cung cấp điều chỉnh thời gian giao hàng, từ đó cải thiện độ chính xác khi tính toán điểm đặt hàng lại.
• Giảm thời gian giao hàng: Giao tiếp hiệu quả giúp tối ưu hóa quy trình vận chuyển và nhận hàng, rút ngắn khoảng thời gian từ lúc đặt hàng đến khi bổ sung hàng vào kho.
• Đổi mới trong logistics: Hợp tác trong chiến lược logistics giúp nâng cao hiệu quả chuỗi cung ứng, giảm chi phí, tiết kiệm thời gian và tối ưu hóa quá trình bổ sung hàng tồn kho.
• Cải thiện quan hệ kinh doanh: Hợp tác chặt chẽ giúp xây dựng mối quan hệ bền vững với nhà cung cấp, tạo sự tin tưởng và mở ra các thỏa thuận linh hoạt về số lượng, thời gian giao hàng và chi phí.
• Thích ứng với thay đổi: Việc hợp tác giúp doanh nghiệp nhanh chóng điều chỉnh theo những biến động của thị trường và nhu cầu, từ đó cập nhật Reorder Point một cách nhanh chóng và chính xác.

6 chiến lược xác định Reorder Point

Reorder Point (ROP) là một khái niệm khá đơn giản, nhưng để triển khai thành công, doanh nghiệp cần chú ý đến các yếu tố liên quan như nhà cung cấp, khách hàng và tình hình hoạt động kinh doanh hiện tại. Dưới đây là một số chiến lược giúp bạn biến lý thuyết thành thực tiễn hiệu quả:

6 chiến lược xác định Reorder Point

Không bỏ qua điểm đặt hàng lại

Chiến lược quan trọng nhất để áp dụng Reorder Point thành công là thực hiện nghiêm túc theo kế hoạch. Lợi ích của điểm đặt hàng lại là giúp bạn biết khi nào cần bổ sung hàng. Tuy nhiên, điều này chỉ có tác dụng nếu bạn thực sự đặt hàng đúng thời điểm.

Ưu tiên tính an toàn

Bạn không phải lúc nào cũng có thể đặt hàng ngay khi chạm mức ROP, trừ khi sử dụng phần mềm tự động và chính xác. Trong trường hợp đó, bạn nên cân nhắc đặt hàng trước khi đạt ROP hay sau khi đã vượt qua mức đó.

Quyết định này phụ thuộc vào liệu tình huống nào sẽ gây tổn thất lớn hơn: thiếu hàng hay dư thừa hàng. Nếu hàng hóa có hạn sử dụng ngắn, bạn có thể trì hoãn việc đặt hàng. Ngược lại, nếu chi phí lưu kho thấp và nhu cầu biến động mạnh, tốt hơn là nên đặt hàng sớm hơn để tránh rủi ro thiếu hàng.

Ứng dụng dự báo bán hàng để cải thiện công thức tính

Công thức tính ROP cơ bản thường dựa trên nhu cầu tiêu thụ trung bình hàng ngày nhân với thời gian giao hàng. Tuy nhiên, nếu doanh số bán hàng không ổn định theo ngày, bạn nên điều chỉnh công thức dựa trên dự báo bán hàng (Sales Forecast).

Ví dụ, nếu thời gian giao hàng là ba ngày và doanh số vào cuối tuần thường tăng cao, bạn nên sử dụng mức tiêu thụ dự kiến trong ba ngày tới thay vì chỉ lấy mức trung bình tính đến hiện tại để đảm bảo tồn kho không bị thiếu hụt vào thời điểm cao điểm.

Cân nhắc lịch làm việc của nhà cung cấp

Ngoài xu hướng tăng doanh số vào cuối tuần, bạn cũng cần xem xét lịch làm việc của nhà cung cấp. Nếu thời gian giao hàng là 3 ngày làm việc, bạn không thể đặt hàng vào thứ Năm và mong nhận hàng vào Chủ Nhật. Điều này có nghĩa là bạn cần đặt hàng vào thứ Ba nếu muốn có hàng để bán cho cuối tuần. Vì vậy, khi xác định Reorder Point, hãy phòng xa vài ngày để đảm bảo nguồn hàng không bị gián đoạn.

Chú ý đến số lượng đặt hàng

Nếu bạn liên tục chạm mức ROP, có thể số lượng hàng đặt trong mỗi lần quá ít. Ngược lại, nếu hàng tồn kho quá nhiều và bạn hiếm khi phải đặt hàng, có thể số lượng đặt mỗi lần quá lớn. Mặc dù Reorder Point chủ yếu liên quan đến thời gian đặt hàng, nhưng số lượng đặt hàng cũng rất quan trọng. Nếu gặp khó khăn trong việc xác định số lượng đặt hàng tối ưu, bạn có thể áp dụng công thức Economic Order Quantity (EOQ) để tối ưu hóa chi phí đặt hàng và lưu kho.

Không tối ưu hóa Reorder Point một cách cực đoan

Khi áp dụng một phương pháp mới, doanh nghiệp dễ có xu hướng tối ưu hóa quá mức một chỉ số mà bỏ qua bức tranh tổng thể.

Ví dụ, nếu bạn quản lý một cửa hàng bán dụng cụ mỹ thuật với hàng trăm mặt hàng cần đặt lại từ cùng một số nhà cung cấp, việc thiết lập điểm đặt hàng riêng lẻ cho từng mặt hàng có thể dẫn đến tình trạng đặt hàng liên tục, làm tăng chi phí vận chuyển và quản lý đơn hàng.

Thay vào đó, bạn có thể nhóm các mặt hàng có Reorder Point tương tự nhau lại và đặt hàng theo lô lớn với tần suất thấp hơn. Điều này giúp tiết kiệm chi phí vận hành mà vẫn đảm bảo lượng hàng tồn kho phù hợp.

Ví dụ về doanh nghiệp áp dụng Reorder Point (ROP – Điểm đặt hàng lại)

Walmart – Quản lý hàng tồn kho thông minh

Walmart sử dụng hệ thống quản lý tồn kho tự động để theo dõi lượng hàng hóa bán ra. Khi lượng hàng tồn kho giảm xuống dưới mức điểm đặt hàng lại (Reorder Point), hệ thống sẽ tự động gửi yêu cầu nhập hàng từ nhà cung cấp. Điều này giúp Walmart duy trì đủ hàng trên kệ mà không cần lưu trữ quá nhiều trong kho, tối ưu hóa chi phí và không gian.

Amazon – Duy trì nguồn hàng hiệu quả

Amazon sử dụng mô hình Reorder Point kết hợp với AI để dự báo nhu cầu và đặt hàng trước khi sản phẩm hết hàng. Với kho hàng trải rộng toàn cầu, Amazon đảm bảo rằng hàng hóa luôn có sẵn để giao nhanh chóng, đặc biệt là với các sản phẩm bán chạy trên nền tảng.

McDonald’s – Quản lý nguyên liệu theo Reorder Point

Trong ngành F&B, McDonald’s sử dụng Reorder Point để kiểm soát nguyên liệu đầu vào như thịt, khoai tây, bánh mì. Khi lượng nguyên liệu đạt mức tối thiểu, hệ thống sẽ tự động thông báo để nhập hàng kịp thời, tránh tình trạng thiếu nguyên liệu nhưng cũng không dự trữ quá nhiều dẫn đến lãng phí.

Apple – Quản lý linh kiện sản xuất iPhone

Apple áp dụng Reorder Point để quản lý chuỗi cung ứng linh kiện từ các nhà cung cấp như Foxconn, TSMC. Khi số lượng linh kiện như chip, màn hình đạt mức đặt hàng lại, Apple sẽ tự động kích hoạt đơn hàng mới để đảm bảo dây chuyền sản xuất không bị gián đoạn.

Kết luận

Điểm đặt hàng lại (Reorder Point – ROP) là một công cụ quan trọng giúp doanh nghiệp quản lý hàng tồn kho hiệu quả, đảm bảo mức độ phục vụ khách hàng mà vẫn tối ưu hóa chi phí lưu kho. Khi được áp dụng đúng cách, ROP giúp doanh nghiệp:

• Giảm thiểu rủi ro hết hàng và đảm bảo quá trình vận hành không bị gián đoạn.
• Tối ưu hóa dòng tiền, hạn chế vốn bị mắc kẹt trong hàng tồn kho dư thừa.
• Tăng hiệu suất chuỗi cung ứng thông qua hợp tác với nhà cung cấp và cải thiện thời gian giao hàng.
• Tự động hóa quy trình đặt hàng, giúp tiết kiệm thời gian và giảm sai sót trong quản lý tồn kho.

Tuy nhiên, việc xác định điểm đặt hàng lại cần được tính toán dựa trên dữ liệu thực tế về nhu cầu tiêu thụ, thời gian giao hàng và xu hướng thị trường. Doanh nghiệp cũng cần linh hoạt điều chỉnh ROP khi có biến động về cung – cầu để duy trì hiệu quả tối ưu.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Quản trị sản xuất của OCD

• Phân tích và tối ưu hóa quy trình sản xuất: OCD hỗ trợ doanh nghiệp đánh giá hiện trạng, nhận diện các điểm nghẽn và đề xuất giải pháp cải tiến quy trình, từ đó giảm thiểu lãng phí và nâng cao năng suất.
• Thiết kế hệ thống quản lý sản xuất hiện đại: Xây dựng các hệ thống quản lý sản xuất thông minh dựa trên công nghệ tiên tiến, phù hợp với đặc thù từng ngành nghề.
• Áp dụng công cụ quản lý tiên tiến: OCD triển khai các công cụ quản lý như Lean, Six Sigma, và TPM, giúp tối ưu hóa quy trình và giảm thiểu sai sót trong sản xuất.
• Đào tạo và nâng cao năng lực quản lý: Trong dịch vụ tư vấn quản trị sản xuất, OCD cung cấp các chương trình đào tạo thực tiễn cho đội ngũ quản lý và nhân viên, giúp họ áp dụng thành công các phương pháp cải tiến sản xuất.

Tìm hiểu ngay tại:

Dịch vụ Tư vấn Quản trị Sản xuất

——————————-