Cơ cấu tổ chức theo chức năng (Functional Structure) là gì?

Last updated on 10 January, 2025

Để quản lý hiệu quả các hoạt động phức tạp, doanh nghiệp cần một cơ cấu tổ chức rõ ràng. Cơ cấu tổ chức theo chức năng phân chia công việc thành các bộ phận riêng biệt dựa trên chức năng, giúp quản lý và điều phối hoạt động một cách hiệu quả. Hãy cùng OCD tìm hiểu sâu hơn về loại cấu trúc tổ chức này trong doanh nghiệp.

Cơ cấu tổ chức theo chức năng là gì?

Khái niệm cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cơ cấu tổ chức theo chức năng (Functional Organizational Structure) là một mô hình tổ chức doanh nghiệp, trong đó công ty được phân chia thành các bộ phận riêng biệt dựa trên chuyên môn của từng lĩnh vực. Các bộ phận này hoạt động như các đơn vị chức năng, chịu sự quản lý của các trưởng bộ phận hoặc nhà quản lý chức năng.

Trong mỗi bộ phận, nhân viên báo cáo trực tiếp cho trưởng bộ phận theo hệ thống phân cấp. Các trưởng bộ phận sau đó sẽ báo cáo tình hình hoạt động của bộ phận mình lên ban lãnh đạo cấp cao của công ty.

Một số ví dụ điển hình về các bộ phận trong cơ cấu tổ chức theo chức năng bao gồm:

• Bộ phận Bán hàng
• Bộ phận Sản xuất
• Bộ phận Nhân sự
• Bộ phận Công nghệ Thông tin
• Bộ phận Marketing
• Bộ phận Pháp lý

Ở các tập đoàn lớn, các bộ phận này có thể được phân chia theo khu vực địa lý. Trong khi đó, ở các công ty nhỏ hơn, các bộ phận này có thể chỉ nằm trong các khu vực khác nhau của cùng một tòa nhà văn phòng. Tóm lại, cơ cấu tổ chức theo chức năng tập trung vào việc chuyên môn hóa từng bộ phận, giúp nâng cao hiệu quả hoạt động trong từng lĩnh vực. Tuy nhiên, nó cũng có thể tạo ra sự phân mảnh giữa các bộ phận nếu không có sự phối hợp chặt chẽ.

Đặc điểm chính của cơ cấu tổ chức theo chức năng

Các công ty có cấu trúc tổ chức chức năng thường có những đặc điểm chung sau:

• Tổ chức có cấu trúc chức năng là một hệ thống phân cấp theo chiều dọc.
• Công ty được chia thành các phòng ban chức năng khác nhau, với nhân viên chuyên môn hóa vào các nhiệm vụ cụ thể.
• Các phòng ban chức năng thường hoạt động độc lập (theo mô hình silo) vì mỗi nhóm có cấu trúc quản lý theo chiều dọc riêng.
• Nhân viên báo cáo cho một quản lý chịu trách nhiệm giám sát phòng ban của họ.
• Nhân viên trong mỗi phòng ban thường chỉ giao tiếp với nhau, thay vì làm việc với nhân viên ở các phòng ban khác.
• Các quản lý thường báo cáo cho ban lãnh đạo cấp cao.
• Quản lý chịu trách nhiệm phối hợp với các quản lý của các phòng ban khác.

Doanh nghiệp nào nên sử dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng?

Cơ cấu tổ chức theo chức năng phù hợp nhất với một số loại hình doanh nghiệp nhất định. Để biết doanh nghiệp của bạn có nên áp dụng cơ cấu này hay không, hãy xem xét các yếu tố sau:

Quy mô doanh nghiệp

• Doanh nghiệp lớn: Cơ cấu chức năng đặc biệt hiệu quả với các doanh nghiệp lớn, nơi có nhiều nhân viên và hoạt động phức tạp. Việc phân chia thành các bộ phận chuyên môn giúp quản lý và điều phối hoạt động hiệu quả hơn.
• Doanh nghiệp nhỏ và vừa (SME): Mặc dù cơ cấu chức năng có thể được áp dụng cho các SME, nhưng nó thường phù hợp hơn với các SME đang trong giai đoạn phát triển và bắt đầu mở rộng quy mô. Với các doanh nghiệp quá nhỏ, cơ cấu phẳng có thể hiệu quả hơn.

Doanh nghiệp lớn nên áp dụng cơ cấu tổ chức theo chức năng

Loại hình sản phẩm/dịch vụ

• Doanh nghiệp cung cấp một sản phẩm/dịch vụ duy nhất hoặc một dòng sản phẩm/dịch vụ chính: Cơ cấu chức năng rất phù hợp trong trường hợp này. Ví dụ: một công ty chuyên sản xuất và bán một loại đồ uống, một công ty cung cấp dịch vụ kế toán, hoặc một công ty phần mềm chỉ tập trung vào một sản phẩm phần mềm duy nhất.
• Doanh nghiệp có nhiều sản phẩm/dịch vụ đa dạng: Với các doanh nghiệp này, cơ cấu phân chia (divisional structure) có thể phù hợp hơn. Cơ cấu phân chia cho phép mỗi dòng sản phẩm/dịch vụ hoạt động như một đơn vị kinh doanh độc lập, có bộ phận marketing, bán hàng, sản xuất riêng. Điều này giúp tùy chỉnh chiến lược cho từng dòng sản phẩm/dịch vụ và đáp ứng tốt hơn nhu cầu đa dạng của thị trường.

Mục tiêu và chiến lược của doanh nghiệp

• Tập trung vào hiệu quả và chuyên môn hóa: Nếu doanh nghiệp ưu tiên hiệu quả hoạt động và phát triển chuyên môn sâu trong từng lĩnh vực, cơ cấu tổ chức theo chức năng là một lựa chọn tốt.
• Ưu tiên sự linh hoạt và khả năng thích ứng: Nếu doanh nghiệp hoạt động trong môi trường cạnh tranh khốc liệt và cần phải nhanh chóng thích ứng với những thay đổi của thị trường, cơ cấu tổ chức ma trận hoặc cơ cấu mạng lưới có thể phù hợp hơn.

Ưu điểm của cơ cấu tổ chức theo chức năng

Dưới đây là một số ưu điểm nổi bật nhất của cấu trúc tổ chức chức năng:

• Chuyên môn hóa: Cơ cấu tổ chức này cho phép tập hợp các nhân viên có cùng chuyên môn vào một bộ phận, tạo điều kiện cho việc phát triển chuyên sâu trong lĩnh vực đó. Mỗi thành viên có cơ hội trở thành chuyên gia trong lĩnh vực của mình để nâng cao chất lượng và hiệu quả công việc chung của bộ phận.
• Hệ thống báo cáo minh bạch: Cấu trúc chức năng thiết lập một hệ thống phân cấp quản lý rõ ràng, với các tuyến báo cáo cụ thể. Nhân viên biết rõ mình cần báo cáo cho ai, đồng thời người quản lý cũng nắm rõ trách nhiệm quản lý nhân sự của mình.
• Lộ trình sự nghiệp rõ ràng: Nhân viên có lộ trình thăng tiến trong sự nghiệp rõ ràng ở các lĩnh vực chuyên môn của họ. Điều này tạo động lực cho nhân viên phát triển bản thân và gắn bó lâu dài với công ty. 
• Tính ổn định và dễ dự đoán: Cơ cấu tổ chức theo chức năng thường ổn định và dễ dự đoán, giúp quản lý kế hoạch dài hạn và các hoạt động hàng ngày dễ dàng hơn.
• Đơn giản hóa quy trình đào tạo: Các chương trình đào tạo tập trung vào các lĩnh vực chức năng cụ thể có thể được thiết kế và triển khai hiệu quả hơn, dẫn đến phát triển kỹ năng tốt hơn.
• Phối hợp mạnh mẽ hơn: Do cùng làm việc trong một lĩnh vực chuyên môn, các nhân viên dễ dàng trao đổi thông tin, chia sẻ kinh nghiệm và phối hợp thực hiện công việc một cách hiệu quả.

Nhược điểm của cơ cấu tổ chức theo chức năng

Cũng có một số nhược điểm cần lưu ý trước khi áp dụng cấu trúc này vào tổ chức của bạn:

• Tính cục bộ (Silos): Thiếu giao tiếp và hợp tác giữa các bộ phận, dẫn đến hiểu sai mục tiêu chung và giảm hiệu quả phối hợp.
• Quyết định chậm: Việc ra quyết định tập trung thường dẫn đến thời gian phản hồi chậm hơn, vì cần ý kiến đóng góp và phê duyệt từ nhiều bộ phận.
• Góc nhìn hạn hẹp: Nhân viên chỉ tập trung vào mục tiêu bộ phận, bỏ qua sứ mệnh chung của công ty.
• Hạn chế sự nghiệp: Lộ trình thăng tiến bị giới hạn trong phạm vi chuyên môn, hạn chế cơ hội phát triển đa dạng cho nhân viên.
• Kháng cự sự thay đổi: Khó thích ứng với biến động thị trường do các bộ phận ngại thay đổi cách làm việc cũ.
• Phân bổ nguồn lực không đều: Đây là tình trạng có bộ phận thừa và có bộ phận thiếu nguồn lực, làm ảnh hưởng đến hiệu suất chung.

Phân biệt cơ cấu tổ chức chức năng với cơ cấu ma trận

Các bước thiết lập cơ cấu tổ chức theo chức năng

Việc thiết lập cơ cấu tổ chức theo chức năng là một quá trình quan trọng, ảnh hưởng trực tiếp đến hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp. Dưới đây là các bước chi tiết để thiết lập cơ cấu này:

Xây dựng cơ cấu tổ chức theo chức năng

Bước 1: Xác định mục tiêu và chiến lược của tổ chức

Đây là bước đầu tiên và quan trọng nhất. Cơ cấu tổ chức phải phục vụ cho việc thực hiện chiến lược và đạt được mục tiêu của doanh nghiệp. Cần trả lời các câu hỏi:

• Mục tiêu tổng thể của doanh nghiệp là gì (ngắn hạn và dài hạn)?
• Chiến lược để đạt được mục tiêu đó là gì? (ví dụ: tập trung vào chi phí thấp, khác biệt hóa sản phẩm, tập trung vào thị trường ngách)
• Các hoạt động chính nào cần được thực hiện để hỗ trợ chiến lược?

Ví dụ: Nếu mục tiêu là trở thành nhà cung cấp hàng đầu về sản phẩm X với giá cạnh tranh, chiến lược có thể là tối ưu hóa quy trình sản xuất và giảm chi phí.

Bước 2: Phân tích và xác định các chức năng chính

Dựa trên mục tiêu và chiến lược, xác định các chức năng cốt lõi cần thiết cho hoạt động của doanh nghiệp. Các chức năng này thường bao gồm:

• Sản xuất/Vận hành: Quản lý quy trình sản xuất, cung cấp dịch vụ, quản lý chất lượng.
• Marketing: Nghiên cứu thị trường, quảng bá thương hiệu, tiếp thị sản phẩm/dịch vụ.
• Bán hàng: Tìm kiếm khách hàng, bán hàng, quản lý quan hệ khách hàng.
• Tài chính – Kế toán: Quản lý tài chính, kế toán, lập báo cáo tài chính.
• Nhân sự (HR): Tuyển dụng, đào tạo, quản lý nhân sự, xây dựng chính sách nhân sự.
• Nghiên cứu và Phát triển (R&D): Nghiên cứu và phát triển sản phẩm/dịch vụ mới.
• Công nghệ thông tin (IT): Quản lý hệ thống công nghệ thông tin.
• Hậu cần/Logistics: Quản lý chuỗi cung ứng, vận chuyển, kho bãi.

Bước 3: Nhóm các hoạt động thành các bộ phận chức năng

Sau khi xác định các chức năng, nhóm các hoạt động liên quan lại với nhau để tạo thành các bộ phận. Ví dụ: tất cả các hoạt động liên quan đến quảng cáo, PR, nghiên cứu thị trường sẽ thuộc bộ phận Marketing.

Bước 4: Xác định hệ thống phân cấp và mối quan hệ báo cáo

Xác định cấu trúc quản lý và mối quan hệ báo cáo giữa các bộ phận và cá nhân. Cần làm rõ:

• Cấp quản lý cao nhất (Ban lãnh đạo): CEO, các giám đốc chức năng (CFO, CMO, COO, CHRO, CIO…).
• Trưởng các bộ phận chức năng: Quản lý và điều hành hoạt động của từng bộ phận, báo cáo trực tiếp cho ban lãnh đạo.
• Các cấp quản lý trung gian: Giám sát các nhóm nhỏ hơn trong bộ phận.
• Nhân viên: Thực hiện các nhiệm vụ chuyên môn.

Bước 5: Xây dựng sơ đồ tổ chức

Sơ đồ tổ chức là biểu đồ trực quan thể hiện cấu trúc của doanh nghiệp, bao gồm các bộ phận, vị trí và mối quan hệ báo cáo. Nó giúp mọi người hiểu rõ vị trí của mình và cách thức hoạt động của tổ chức.

Bước 6: Xác định trách nhiệm và quyền hạn

Mô tả chi tiết trách nhiệm và quyền hạn của từng vị trí trong mỗi bộ phận. Điều này giúp tránh chồng chéo công việc, mâu thuẫn và đảm bảo hiệu quả hoạt động.

Bước 7: Triển khai và đánh giá

Sau khi thiết lập cơ cấu, cần triển khai và theo dõi hiệu quả hoạt động. Cơ cấu tổ chức không phải là bất biến, cần được đánh giá và điều chỉnh định kỳ để phù hợp với sự thay đổi của môi trường kinh doanh và chiến lược của doanh nghiệp.

Tham khảo dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu của OCD

OCD cung cấp dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu (Tư vấn Tái cấu trúc) lĩnh vực kinh doanh, mô hình quản lý và cơ cấu tổ chức theo chiến lược kinh doanh cho các doanh nghiệp. Dịch vụ tư vấn cấu trúc giúp doanh nghiệp có bộ máy tổ chức gọn nhẹ và phù hợp với định hướng chiến lược, từ đó tạo hiệu quả cao trong việc theo đuổi các mục tiêu chiến lược cũng như tăng cường khả năng cạnh tranh của doanh nghiệp.

Dịch vụ Tư vấn Tái cấu trúc bao gồm:

• Đánh giá cơ cấu tổ chức theo chuỗi giá trị và chiến lược kinh doanh
• Tái cấu trúc tổ chức và điều chỉnh hệ thống chức danh
• Tái cấu trúc quy trình kinh doanh

Doanh nghiệp có nhu cầu Thiết kế/Thiết kế lại Cơ cấu Tổ chức, Chức năng, Nhiệm vụ, vui lòng tham khảo Dịch vụ Tư vấn Tái cơ cấu Doanh nghiệp của OCD, hoặc Hotline: 0886595688

Đọc thêm: Xây dựng cơ cấu tổ chức thích ứng với khủng hoảng

——————————-