Dữ liệu thứ cấp là gì? Quy trình thu thập dữ liệu thứ cấp

Last updated on 7 August, 2024

Dữ liệu thứ cấp được hỗ trợ rất nhiều trong việc ra các quyết định marketing của doanh nghiệp. Trong bài viết này, hãy cùng tìm hiểu dữ liệu thứ cấp là gì và quy trình thu thập dữ liệu thứ cấp ra sao để các nhà marketing tìm được những thông tin hữu ích giúp giải bài toán cho doanh nghiệp.

Khái niệm dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp là những dữ liệu được thu thập để phục vụ cho cuộc nghiên cứu đang được tiến hành, những dữ liệu này đã có sẵn ở đâu đó. Ví dụ như thông tin về các số liệu thống kê được thu thập một cách định kỳ.

Dữ liệu thứ cấp có thể được thu thập từ nhiều nguồn khác nhau như nguồn bên trong doanh nghiệp và nguồn bên ngoài doanh nghiệp. Dữ liệu thứ cấp được dùng vào nhiều mục đích khác nhau và loại dữ liệu này thường được tiến hành thu thập trước so với những dữ liệu sơ cấp.

Các loại dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu thứ cấp thường bao gồm nhiều loại khác nhau và được lưu trữ ở nhiều nguồn tài liệu khác nhau. Vì vậy cần phân loại chúng để giúp cho doanh nghiệp biết cách tìm kiếm và thu thập chúng như thế nào và tìm kiếm ở đâu. Các dữ liệu thứ cấp có thể chia thành 2 loại sau:

Các loại dữ liệu thứ cấp

Dữ liệu bên trong doanh nghiệp

Dữ liệu bên trong doanh nghiệp là những dữ liệu được thu thập từ các nguồn tài liệu bên trong doanh nghiệp. Mỗi một doanh nghiệp đều có rất nhiều các tài liệu khác nhau phản ánh tất cả mọi hoạt động sản xuất kinh doanh của họ. Chúng bao gồm các tài liệu định tính và định lượng được thể hiện dưới dạng các báo cáo như: báo cáo về lỗ lãi, bảng tổng kết tài sản, báo cáo kết quả hoạt động kinh doanh; các báo cáo bán hàng; các số liệu về tình hình tiêu thụ, các hóa đơn thanh toán, các báo cáo của những cuộc nghiên cứu trước đây….

Dữ liệu bên ngoài doanh nghiệp

Thông thường có 4 nguồn tài liệu chủ yếu từ bên ngoài mà doanh nghiệp có thể thu thập dữ liệu phục vụ cho các dự án nghiên cứu marketing của mình. Chúng bao gồm:

• Các ấn phẩm của cơ quan quản lý chức năng của Nhà nước
• Các tạp chí xuất bản định kỳ và các loại sách báo
• Nguồn thông tin thương mại: Đây là nguồn thông tin mang tính chuyên môn cao hơn. Chúng được cung cấp bởi các tổ chức, cơ quan chuyên cung cấp thông tin và thông tin này được coi là một dịch vụ hàng hóa.
• Các nguồn dữ liệu khác: báo cáo của các tổ chức kinh tế – xã hội, viện nghiên cứu, kết quả nghiên cứu của các cơ quan Nhà nước, các tổ chức và cá nhân trong các lĩnh vực khoa học chuyên ngành.

Ưu nhược điểm của dữ liệu thứ cấp

Ưu điểm

• Dễ tìm kiếm thu thập
• Chi phí cho việc thu thập dữ liệu thứ cấp thấp hơn nhiều so với chi phí phải bỏ ra để thu thập các dữ liệu sơ cấp
• Sau khi thu thập được thì có thể dùng ngay được vào mục tiêu cụ thể
• Bổ sung thêm giá trị cho những dữ liệu sơ cấp

Nhược điểm

• Thường được tính toán theo các tiêu thức không phù hợp với tiêu thức mà doanh nghiệp cần.
• Các khái niệm, các cách thức phân chia, phân loại dữ liệu thứ cấp cũng có thể không có ích đối với yêu cầu, mong muốn của doanh nghiệp.
• Số liệu không mang tính thời sự.
• Khó biết được các số liệu có được là ở trong hoàn cảnh nào vì thu thập một cách gián tiếp.

Quy trình thu thập dữ liệu thứ cấp

Quy trình thu thập dữ liệu thứ cấp gồm 4 bước

Bước 1: Xác định những dữ liệu cần thiết cho cuộc nghiên cứu

Đây là bước đầu tiên, mặc dù không phức tạp nhưng lại mang ý nghĩa có tính sống còn cho việc nghiên cứu. Vì đặc điểm của dữ liệu thứ cấp là vừa có nhiều, lại có sẵn mà chi phí thu thập lại rẻ nên các nhà nghiên cứu thường hay mắc phải một lỗi là thu gom nhiều hơn mức cần thiết và gây lãng phí hoặc có thể là lại vô tình bỏ qua những dữ liệu cần thiết. Vì vậy, phải xác định thật rõ ràng và chỉ thu thập những dữ liệu thật sự cần thiết phục vụ cho mục đích nghiên cứu đã xác định. Để làm được điều này thì nhà nghiên cứu phải bám sát vào chủ đề và mục tiêu cụ thể của cuộc nghiên cứu.

Bước 2: Tìm kiếm các nguồn tài liệu chứa các dữ liệu đó

Nhiệm vụ của bước này là phải xác định những dữ liệu cần thu thập sẽ được tìm kiếm ở đâu? Từ các nguồn tại hiện ở trong hay ngoài doanh nghiệp.

Trước tiên người nghiên cứu cần xác định các nguồn dữ liệu từ bên trong doanh nghiệp vì chúng vừa hữu ích lại vừa dễ tìm kiếm so với nguồn tài liệu ở bên ngoài doanh nghiệp. Dữ liệu thứ cấp trong doanh nghiệp không chỉ nằm ở bộ phận kế toán hay bộ phận quản lý xuất nhập hàng của doanh nghiệp mà có thể nằm rải rác ở các bộ phận chức năng khác nhau. Vì vậy, căn cứ vào các dữ liệu cần thu thập để xác định rõ nguồn cung cấp các dữ liệu đó một cách rõ ràng.

Sau khi đã xác định được các địa chỉ cụ thể trong nội bộ doanh nghiệp để tìm kiếm dữ liệu thứ cấp nhà nghiên cứu sẽ biết được những dữ liệu vẫn còn thiếu và phải được tiếp tục tìm kiếm chúng ở các địa chỉ bên ngoài doanh nghiệp.

Bước 3: Tiến hành thu thập các dữ liệu

Sau khi các nguồn dữ liệu, đã được xác định, nhà nghiên cứu bắt đầu thu thập các dữ liệu mong muốn. Yêu cầu là các dữ liệu đang được thu thập phải đảm bảo tính xác định về từng nguồn dữ liệu (ví dụ như là tên tài liệu, tên tác giả, năm xuất bản, nhà xuất bản, số trang….). Điều đó là do những dữ liệu này có thể được trích dẫn trong báo cáo kết quả nghiên cứu hoặc tìm kiếm lại trong thời gian sau này nếu tính chính xác phải được kiểm tra. Ngoài ra, những dữ liệu thu thập được cũng cần phải được phân loại, sắp xếp và lưu trữ theo hệ thống và đảm bảo tính khoa học để tiện lợi cho việc xử lý, phân tích chúng sau này.

Bước 4: Đánh giá các dữ liệu đã thu thập được

Đây là bước công việc cuối cùng của quy trình tìm kiếm dữ liệu thứ cấp. Bước công việc này rất cần thiết vì việc thu thập dữ liệu có thể có những lệch lạc, không chính xác. Mặt khác, bản thân các dữ liệu cũng có nhiều thiếu sót, nhược điểm. Quá trình đánh giá là để nhằm loại trừ ra những dữ liệu không có giá trị cho cuộc nghiên cứu mà các nhà nghiên cứu đã thu thập được ở trên.