Tại sao nên chia sẻ link tài liệu từ cloud thay vì gửi file trực tiếp vào nhóm Zalo

1. Phổ biến và dễ sử dụng: Zalo là một trong những ứng dụng nhắn tin phổ biến nhất tại Việt Nam, với giao diện thân thiện và dễ sử dụng.
2. Tính năng đa dạng: Zalo hỗ trợ nhiều tính năng chia sẻ tài liệu, từ hình ảnh, video, đến file văn bản, bảng tính, và các loại file khác. Người dùng có thể dễ dàng gửi và nhận tài liệu trực tiếp trong cuộc trò chuyện.
3. Bảo mật và riêng tư: Zalo cam kết bảo mật thông tin người dùng và cung cấp các tùy chọn bảo mật cao. Điều này tạo sự yên tâm cho người dùng khi chia sẻ tài liệu.
4. Tốc độ và độ ổn định: Zalo cung cấp tốc độ truyền tải nhanh và độ ổn định cao, ngay cả khi sử dụng mạng di động.
5. Tích hợp với công việc và học tập: Zalo có nhiều tính năng hỗ trợ công việc và học tập, chẳng hạn như Zalo PC, Zalo Official Account dành cho doanh nghiệp, và khả năng tích hợp với các ứng dụng khác.
6. Tính cộng đồng cao: Nhiều người dùng tại Việt Nam sử dụng Zalo, điều này giúp việc chia sẻ tài liệu trở nên thuận tiện và phổ biến hơn, đặc biệt là trong môi trường làm việc và học tập.

1. Tin nhắn văn bản và tập tin đính kèm: Tin nhắn văn bản và các tập tin đính kèm (bao gồm hình ảnh, video, tài liệu, v.v.) được lưu trữ trên máy chủ của Zalo trong một khoảng thời gian nhất định. Thông thường, các tập tin này sẽ được lưu trữ trong 30 ngày kể từ ngày được gửi. Sau thời gian này, nếu tập tin không được tải xuống hoặc lưu trữ, nó có thể bị xóa khỏi máy chủ của Zalo.
2. Tin nhắn hình ảnh và video: Hình ảnh và video được gửi qua Zalo thường sẽ được lưu trữ trong cùng khoảng thời gian 30 ngày. Tuy nhiên, nếu người dùng lưu trữ hình ảnh hoặc video này trong thư viện của họ trên điện thoại hoặc máy tính, thì các tập tin này sẽ không bị ảnh hưởng bởi quy định lưu trữ của Zalo.
3. Tin nhắn đã xóa: Nếu người dùng xóa tin nhắn hoặc tập tin đính kèm, những dữ liệu này sẽ bị xóa ngay lập tức khỏi máy chủ của Zalo và không thể khôi phục.

Để đảm bảo các tập tin quan trọng không bị mất, người dùng nên tải xuống và lưu trữ các tài liệu hoặc ảnh này trên thiết bị cá nhân của mình trước khi chúng bị xóa khỏi máy chủ của Zalo.

1. Dung lượng lớn: Các dịch vụ đám mây thường cung cấp dung lượng lưu trữ lớn, cho phép bạn chia sẻ các tập tin có kích thước lớn mà không bị giới hạn bởi dung lượng tối đa của tin nhắn Zalo.
2. Dễ quản lý: Bạn có thể dễ dàng quản lý và tổ chức các tập tin của mình trên các dịch vụ đám mây, bao gồm việc chia sẻ, chỉnh sửa, và xóa tập tin.
3. Truy cập mọi lúc, mọi nơi: Các tập tin được lưu trữ trên đám mây có thể được truy cập từ bất kỳ thiết bị nào có kết nối Internet, giúp bạn và người nhận dễ dàng truy cập tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
4. Tính bảo mật cao: Các dịch vụ đám mây thường cung cấp các tùy chọn bảo mật như chia sẻ liên kết có mật khẩu, đặt giới hạn thời gian cho liên kết chia sẻ, và phân quyền truy cập (chỉ xem, có thể chỉnh sửa, v.v.).
5. Không giới hạn thời gian lưu trữ: Không giống như Zalo, các tập tin trên dịch vụ đám mây có thể được lưu trữ lâu dài mà không bị xóa sau một khoảng thời gian nhất định.
6. Hỗ trợ công cụ cộng tác: Nhiều dịch vụ đám mây cung cấp các công cụ cộng tác, cho phép nhiều người cùng chỉnh sửa và làm việc trên cùng một tài liệu đồng thời.

Để chia sẻ tài liệu qua các dịch vụ đám mây trên Zalo, bạn có thể làm theo các bước sau:

1. Tải lên tài liệu lên dịch vụ đám mây: Đăng nhập vào tài khoản của bạn trên dịch vụ đám mây (Google Drive, Dropbox, OneDrive, v.v.) và tải lên tài liệu hoặc ảnh cần chia sẻ.
2. Tạo liên kết chia sẻ: Sau khi tài liệu đã được tải lên, tạo một liên kết chia sẻ (link) cho tài liệu đó. Các dịch vụ đám mây thường có tùy chọn để tạo liên kết chia sẻ ngay trong giao diện quản lý tập tin.
3. Chia sẻ liên kết trên Zalo: Sao chép liên kết chia sẻ và dán vào tin nhắn trên Zalo để gửi cho người nhận. Người nhận chỉ cần nhấp vào liên kết để truy cập tài liệu hoặc ảnh.

Phương pháp này không chỉ tăng cường tính tiện lợi và bảo mật mà còn giúp bạn quản lý tài liệu một cách hiệu quả hơn.

1. Bảo mật cao: Các dịch vụ lưu trữ đám mây riêng của doanh nghiệp thường được triển khai trên các máy chủ nội bộ hoặc trên nền tảng đám mây được quản lý bởi doanh nghiệp, đảm bảo an toàn và bảo mật dữ liệu.
2. Kiểm soát hoàn toàn: Doanh nghiệp có toàn quyền kiểm soát và quản lý các dữ liệu, bao gồm phân quyền truy cập, quản lý người dùng, và theo dõi hoạt động.
3. Tùy chỉnh linh hoạt: Các giải pháp như NextCloud cho phép tùy chỉnh theo nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp, bao gồm tích hợp với các hệ thống khác, tùy chỉnh giao diện, và cài đặt các ứng dụng bổ sung.
4. Dễ dàng chia sẻ và truy cập: Tạo và chia sẻ các liên kết truy cập tài liệu trên NextCloud, digiiDoc vào các nhóm chat Zalo, giúp nhân viên dễ dàng truy cập và sử dụng tài liệu mọi lúc, mọi nơi.
5. Không giới hạn thời gian lưu trữ: Không bị giới hạn về thời gian lưu trữ tài liệu, các tập tin có thể được lưu trữ lâu dài và an toàn.
6. Hỗ trợ công cụ cộng tác: Các dịch vụ như NextCloud thường có các công cụ hỗ trợ cộng tác trực tuyến, cho phép nhiều người dùng cùng chỉnh sửa tài liệu đồng thời.

Cách chia sẻ tài liệu qua NextCloud, digiiDoc vào nhóm chat Zalo:

1. Tải tài liệu lên dịch vụ đám mây của doanh nghiệp: Đăng nhập vào NextCloud hoặc digiiDoc và tải tài liệu cần chia sẻ lên.
2. Tạo liên kết chia sẻ: Tạo liên kết chia sẻ cho tài liệu. Các dịch vụ này thường cung cấp tùy chọn để tạo liên kết truy cập công khai hoặc riêng tư, có thể bảo vệ bằng mật khẩu hoặc giới hạn quyền truy cập.
3. Sao chép liên kết: Sao chép liên kết chia sẻ vừa tạo.
4. Chia sẻ liên kết trên Zalo: Dán liên kết chia sẻ vào nhóm chat trên Zalo và gửi cho các thành viên trong nhóm.

Phương pháp này giúp doanh nghiệp đảm bảo an toàn dữ liệu, duy trì sự liên lạc và cộng tác hiệu quả giữa các thành viên thông qua Zalo.