Top 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay

Last updated on 16 October, 2024

Hiện nay, doanh nghiệp thay vì loay hoay với hàng tá giấy tờ, file lưu trữ rải rác, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm quản lý tài liệu. Không chỉ giúp tiết kiệm chi phí (bao gồm: lưu trữ, in ấn, giao tài liệu,..) mà còn nâng cao năng suất làm việc cho nhân viên. Tuy trên thị trường,  đang có vô số phần mềm tài liệu dẫn đến việc lựa chọn một phần mềm là điều không dễ dàng. 

Vậy đâu là phần mềm phù hợp nhất với doanh nghiệp của bạn? Cùng OCD tìm hiểu về 10 phần mềm quản lý tài liệu tốt nhất hiện nay, được đánh giá cao bởi tính năng ưu việt và khả năng ứng dụng linh hoạt.

>>>> Tham Khảo: 10 phần mềm KPI hàng đầu

Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản digiiDOC

Phần mềm quản lý tài liệu digiiDoc của OOC là phần mềm nổi bật trong việc tổ chức, lưu trữ, quản lý và cấp phát tài liệu với hệ thống phân quyền chặt chẽ. Đặc biệt, digiiDOC là phần mềm quản lý tài liệu duy nhất cho phép phân quyền theo vị trí công việc của nhân sự.

Dưới đây là một số tính năng nổi trội của Phần mềm quản lý tài liệu digiiDoc: 

• Hỗ trợ phân loại tài liệu theo nhiều tiêu chí khác nhau như loại tệp, tính chất tài liệu và các trường thông tin tùy chỉnh, giúp người dùng dễ dàng tổ chức và tìm kiếm thông tin hiệu quả.
• Cho phép người dùng tải lên và tải xuống toàn bộ thư mục tài liệu mà không làm thay đổi cấu trúc thư mục ban đầu, tiết kiệm thời gian và công sức.
• Dễ dàng chia sẻ tài liệu cho người dùng bên trong và bên ngoài hệ thống với nhiều chế độ phân quyền khác nhau.
• Cho phép đồng bộ tài liệu cá nhân với kho lưu trữ chung của công ty, giúp người dùng dễ dàng quản lý và chia sẻ tài liệu từ nhiều vị trí khác nhau.
• Tích hợp dễ dàng với các phần mềm quản lý dự án, ERP, KPI, CRM, HRM, MES… giúp tối ưu hiệu quả quản lý và khai thác dữ liệu trên toàn doanh nghiệp.
• Áp dụng cơ chế phân quyền đa lớp, cho phép quản trị viên kiểm soát từng hành động truy cập, chỉnh sửa tài liệu của từng người dùng. Kết hợp với các biện pháp bảo mật tiêu chuẩn, đảm bảo an toàn tuyệt đối cho dữ liệu.
• Tìm kiếm thông minh, cho phép tìm kiếm nhanh chóng và chính xác tài liệu dựa trên từ khóa, nội dung, thời gian…
• Có thể triển khai trên nền tảng đám mây hoặc mạng nội bộ tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Hỗ trợ giao diện web và ứng dụng di động, giúp người dùng dễ dàng truy cập và quản lý tài liệu từ bất kỳ đâu, bất kỳ lúc nào.

Với những tính năng vượt trội cùng khả năng phân quyền linh hoạt, digiiDoc là giải pháp quản lý tài liệu lý tưởng cho doanh nghiệp muốn tối ưu hóa quy trình lưu trữ, quản lý và khai thác thông tin hiệu quả.

>>>> Tham Khảo Ngay: 6 phần mềm quản lý sản xuất hiệu quả nhất hiện nay

Phần mềm lưu trữ và quản lý tài liệu tự động Templafy

Templafy, một giải pháp làm việc thông minh, không chỉ lưu trữ và quản lý tài liệu một cách tự động, mà còn giúp doanh nghiệp cải thiện hiệu suất làm việc và cho phép truy cập từ bất kỳ đâu.

Ưu điểm nội bật

• Templafy dễ dàng tích hợp với các công cụ khác, cho phép bắt đầu sử dụng với PowerPoint, Word, hệ thống quản lý tài liệu (DMS) hoặc từ hệ thống quản lý quan hệ khách hàng (CRM) của công ty.
• Phần mềm cho phép biên dịch các tài liệu phức tạp như hợp đồng một cách nhanh chóng bằng cách thiết lập các tham số và kéo các yếu tố nội dung phù hợp vào văn bản.
• Giao diện của Templafy được thiết kế thân thiện, giúp người dùng dễ dàng tiếp cận và sử dụng mà không cần nhiều thời gian học hỏi.
• Sau khi thiết lập các nội dung, trang trình bày, văn bản và hình ảnh, các thuộc tính dữ liệu sẽ được quản lý riêng biệt bởi người khởi tạo nội dung, đảm bảo tính nhất quán và dễ dàng trong việc cập nhật.
• Người dùng có thể chia sẻ và lưu trữ dữ liệu từ bất kỳ nơi đâu, giúp làm việc từ xa trở nên thuận tiện và hiệu quả.
• Templafy cung cấp các tính năng bảo mật tiên tiến, đảm bảo an toàn cho dữ liệu doanh nghiệp và ngăn chặn truy cập trái phép.
• Hỗ trợ truy cập từ nhiều thiết bị và hệ điều hành khác nhau, cho phép người dùng làm việc mọi lúc, mọi nơi.

Phần mềm quản lý tài liệu DocEye ​

DocEye là giải pháp quản lý dữ liệu điện tử tiên tiến, giúp các tổ chức và doanh nghiệp tối ưu hóa việc lưu trữ và quản lý tài liệu, tiết kiệm không gian lưu trữ so với phương pháp thủ công truyền thống.

Những lợi ích vượt trội mà DocEye mang lại:

• Tạo kho dữ liệu số tập trung, giúp doanh nghiệp tiết kiệm chi phí lưu trữ, bảo quản tài liệu an toàn và tối ưu hóa không gian làm việc.
• Công cụ tìm kiếm thông minh giúp người dùng truy cập thông tin nhanh chóng, chính xác và tiết kiệm thời gian.
• Hệ thống bảo mật tiên tiến đảm bảo an toàn dữ liệu ở mức độ cao, ngăn chặn truy cập trái phép và mất mát thông tin.
• Chia sẻ tài liệu dễ dàng từ xa, nâng cao hiệu suất cộng tác giữa các cá nhân và phòng ban.
• Hệ thống báo cáo trực quan giúp dễ dàng theo dõi, phân tích và quản lý dữ liệu hiệu quả.
• Lưu trữ không giới hạn dung lượng và lịch sử phiên bản giúp dễ dàng theo dõi quá trình chỉnh sửa và truy vết nguồn gốc tài liệu.
• Tính năng kho 3D độc đáo giúp hình dung và quản lý vị trí tài liệu trực quan, thuận tiện trong việc tìm kiếm và sắp xếp.
• Hỗ trợ đa dạng định dạng tài liệu, từ bản scan, file Office đến các dữ liệu khác, thông qua công nghệ nén file IP, Twain Scan và nhận dạng đánh dấu OMR.

Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản TechMoss

TechMoss là giải pháp quản lý văn bản và hồ sơ điện tử được thiết kế dành riêng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ trong lĩnh vực y tế. Là một phần của hệ sinh thái phần mềm y tế, Phần mềm này được ứng dụng rộng rãi tại các bệnh viện, phòng khám và nhà thuốc, giúp số hóa quy trình quản lý tài liệu và nâng cao hiệu quả hoạt động.

TechMoss sở hữu những tính năng nổi bật:

• Phân loại hồ sơ, hợp đồng, công văn đi – đến một cách khoa học, giúp bạn dễ dàng quản lý và tìm kiếm thông tin.
• Tìm kiếm thông tin văn bản, hồ sơ, tài liệu nhanh chóng và dễ dàng, giúp bạn truy cập thông tin một cách hiệu quả.
• Cho phép bạn mở rộng dung lượng lưu trữ và tùy chỉnh phần mềm theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• Cho phép bạn chia sẻ tài liệu, hồ sơ dễ dàng và nhanh chóng cho các phòng ban, giúp bạn cộng tác hiệu quả hơn.
• Phân quyền quản lý hồ sơ cho nhân viên chi tiết theo cấp bậc và vị trí làm việc, đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.

Với TechMoss, bạn có thể quản lý văn bản và hồ sơ một cách chuyên nghiệp, tiết kiệm thời gian và chi phí, đồng thời nâng cao hiệu quả hoạt động của doanh nghiệp.

Ngoài ra, TechMoss còn được tích hợp với các tính năng bổ sung như:

• Theo dõi và quản lý luồng công việc liên quan đến văn bản và hồ sơ, giúp bạn kiểm soát tiến độ công việc một cách hiệu quả.
• Hỗ trợ ký số điện tử, giúp bạn đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản và hồ sơ.
• Cung cấp báo cáo thống kê trực quan, giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.

TechMoss là giải pháp lý tưởng cho các doanh nghiệp vừa và nhỏ muốn số hóa và quản lý văn bản và hồ sơ một cách hiệu quả, tiết kiệm chi phí và nâng cao năng suất hoạt động.

>>>> Tham Khảo: 5 phần mềm tính lương hàng đầu

Phần mềm quản lý tài liệu NextCloud

NextCloud là giải pháp lưu trữ và quản lý tài liệu đám mây (cloud) độc lập, cung cấp cho doanh nghiệp một nền tảng an toàn và linh hoạt để tổ chức, lưu trữ và quản lý tài liệu trực tuyến.

Tính năng nổi bật của phần mềm NextCloud bao gồm:

• Giao diện đơn giản, thân thiện giúp người dùng dễ dàng làm quen và sử dụng, ngay cả khi chưa có kinh nghiệm sử dụng các phần mềm lưu trữ đám mây trước đây.
•  Cho phép quản lý tài liệu trên NextCloud trực tiếp từ Windows Explorer như các thư mục và tệp tin trên máy tính, mang đến trải nghiệm người dùng thân thuộc và thuận tiện.
• Hỗ trợ sử dụng ngoại tuyến, người dùng vẫn có thể truy cập và làm việc với tài liệu khi không có kết nối internet. Dữ liệu sẽ được đồng bộ tự động khi có kết nối trở lại.
• Ứng dụng di động cho phép người dùng truy cập và quản lý tài liệu mọi lúc, mọi nơi từ thiết bị di động một cách dễ dàng.
• Cho phép chia sẻ dung lượng lưu trữ giữa các tài khoản trong cùng hệ thống, tối ưu hóa việc sử dụng dung lượng và tiết kiệm chi phí.
• Có thể triển khai dưới dạng đám mây công cộng hoặc mạng nội bộ (on-premise) tùy theo nhu cầu của doanh nghiệp.
• NextCloud cung cấp phiên bản miễn phí với các tính năng cơ bản, phù hợp với cá nhân hoặc doanh nghiệp nhỏ.
• Cho phép quản trị viên phân quyền truy cập tài liệu cho từng người dùng hoặc nhóm người dùng cụ thể, đảm bảo an ninh thông tin.

Phần mềm quản lý tài liệu Lạc Việt DMS

DMS Lạc Việt là phần mềm quản lý tài liệu, văn bản và hồ sơ lưu trữ được thiết kế dành cho các cơ quan doanh nghiệp và tổ chức. Phần mềm này nhằm mục đích quản lý, thu thập và xử lý hồ sơ lưu trữ một cách hiệu quả. DMS Lạc Việt bao gồm nhiều phân hệ tương ứng với các khâu công việc chính của một cơ quan lưu trữ như thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu và báo cáo thống kê.

DMS Lạc Việt mang đến những tính năng nổi bật:

• Giao diện được thiết kế đơn giản, dễ hiểu và dễ sử dụng, giúp mọi người trong tổ chức dễ dàng tiếp cận và sử dụng phần mềm.
• Cung cấp hai chức năng tìm kiếm: tìm kiếm nhanh và tìm kiếm nâng cao. Bạn có thể xuất kết quả tìm kiếm ra tập tin Excel để tái sử dụng cho các hoạt động xử lý công việc.
• Hồ sơ lưu trữ được quản lý theo nhiều kho khác nhau như kho chuyên dụng, kho tạm,… giúp bạn phân loại và quản lý tài liệu hiệu quả.
• Thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu và báo cáo thống kê các dữ liệu một cách dễ dàng, giúp bạn kiểm soát thông tin một cách hiệu quả.
• Phân quyền người dùng tới từng chức năng chương trình, đến từng thành phần tài liệu của hồ sơ lưu trữ, đảm bảo tính bảo mật và an toàn thông tin.
• Hỗ trợ đăng ký sử dụng, mượn hoặc gia hạn thời gian sử dụng hồ sơ tài liệu trực tuyến một cách nhanh chóng và thuận tiện, giúp bạn tiết kiệm thời gian và công sức.

Ngoài những tính năng trên, DMS Lạc Việt còn được tích hợp với các tính năng bổ sung như:

• Theo dõi và quản lý mọi phiên bản của tài liệu, giúp bạn dễ dàng truy cập và sử dụng phiên bản phù hợp.
• Hỗ trợ ký số điện tử, giúp bạn đảm bảo tính pháp lý cho các văn bản và hồ sơ.
• Cung cấp báo cáo thống kê trực quan, giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.
• Dễ dàng tích hợp với các hệ thống khác như ERP, CRM, giúp bạn quản lý thông tin một cách đồng bộ và hiệu quả.

Phần mềm quản lý tài liệu và hồ sơ công việc Faceworks

Faceworks là một giải pháp phần mềm quản lý dữ liệu và văn bản linh hoạt, được thiết kế để đáp ứng nhu cầu riêng biệt của từng khách hàng. Hệ thống bản chuẩn được xây dựng sẵn giúp Faceworks dễ dàng tích hợp với các quy trình hiện tại của doanh nghiệp, đảm bảo sự trơn tru trong quá trình chuyển đổi.

Phần mềm quản lý tài liệu và hồ sơ công việc Faceworks

Faceworks mang đến những lợi ích vượt trội:

• Được xây dựng trên công nghệ điện toán đám mây, giúp giảm thiểu tối đa chi phí xây dựng phần mềm và mang đến khả năng truy cập linh hoạt mọi lúc, mọi nơi.
• Cung cấp dịch vụ tư vấn khách hàng 24/7 với những tiêu chuẩn quản lý cao, giúp bạn giải quyết mọi vấn đề một cách nhanh chóng và hiệu quả.
• Tính năng tìm kiếm đa dạng giúp người dùng tìm văn bản, giấy tờ nhanh chóng, giúp bạn truy cập thông tin một cách hiệu quả.
• Các bản sao lưu được sắp xếp tối ưu, giúp bạn dễ dàng theo dõi, đánh giá công việc và truy cập các phiên bản trước đó.
• Theo dõi văn bản đến, đi mọi lúc, mọi nơi, giúp bạn nắm bắt thông tin một cách kịp thời.
• Tất cả cấp quản lý và nhân viên đều làm việc trên một hệ thống, có thể trao đổi thông tin trực tiếp tại phần mềm, giảm thiểu thời gian xử lý công việc và nâng cao hiệu quả cộng tác.
• Quản lý có thể theo dõi toàn bộ hoạt động doanh nghiệp từ xa, giúp bạn kiểm soát mọi hoạt động một cách hiệu quả.
• Hệ thống báo cáo trực quan, giúp bạn dễ dàng theo dõi và phân tích dữ liệu.
• Kiểu văn bản lưu trữ, bảng biểu giúp người dùng dễ dàng xuất tài liệu, văn bản nhanh chóng, giúp bạn chia sẻ thông tin một cách hiệu quả.
• Lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản, giúp bạn lưu trữ mọi thông tin một cách an toàn và hiệu quả.

Quản lý tài liệu qua Google Drive

• Google Drive sở hữu giao diện trực quan, dễ làm quen và sử dụng ngay cả với người dùng mới.
• Dễ dàng tích hợp với Windows Explorer để quản lý tập tin trên máy tính cá nhân. Đồng thời, Google Drive tích hợp chặt chẽ với các ứng dụng khác như Google Docs, Sheets, Slides,… cho phép tạo, chỉnh sửa và chia sẻ tài liệu trực tuyến một cách dễ dàng.
• Người dùng có thể truy cập và làm việc với tài liệu ngoại tuyến khi không có kết nối internet. Dữ liệu sẽ được đồng bộ tự động khi thiết bị kết nối lại.
• Hỗ trợ đồng bộ dữ liệu thông qua ứng dụng desktop (agent) và ứng dụng di động, giúp người dùng truy cập dữ liệu từ nhiều thiết bị khác nhau.
• Cho phép người dùng đăng nhập và quản lý nhiều tài khoản Google cùng lúc, thuận tiện cho việc chuyển đổi giữa tài khoản cá nhân và tài khoản công việc.
• Người dùng có thể chia sẻ dung lượng lưu trữ giữa các tài khoản Google trong cùng gói Google One (Family), tối ưu hóa không gian lưu trữ cho các thành viên.
• Dữ liệu được bảo vệ bởi hệ thống bảo mật đa lớp của Google, đảm bảo an toàn thông tin cho người dùng.

• Google Drive chưa hỗ trợ phân quyền theo cấu trúc tổ chức, gây khó khăn trong việc quản lý quyền truy cập tài liệu theo phòng ban, cấp bậc trong doanh nghiệp.
• Việc chia sẻ và quản lý tài liệu dùng chung còn nhiều bất cập, chủ yếu dựa vào việc phân quyền cho từng cá nhân.
• Người dùng bắt buộc phải sử dụng dịch vụ đám mây của Google, không thể triển khai trên hệ thống mạng nội bộ (on-premise).
• Gói miễn phí có dung lượng hạn chế. Trong khi đó, chi phí sử dụng Google Workspace cho doanh nghiệp tương đối cao so với một số giải pháp lưu trữ khác trên thị trường.

Phần mềm quản lý tài liệu EFY

EFY là phần mềm quản lý văn bản và điều hành, hỗ trợ công tác điều hành tác nghiệp và quản lý xử lý văn bản đến, văn bản đi, và hồ sơ công việc trong các cơ quan hành chính Nhà nước. Phần mềm EFY giúp số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp, quản lý quy trình nghiệp vụ thu thập và lưu trữ thông tin văn bản với hiệu quả công việc cao.

Tính năng nổi bật của phần mềm EFY bao gồm:

• Giao diện của EFY được thiết kế đơn giản, thân thiện và dễ hiểu, giúp người dùng dễ dàng sử dụng.
• Phần mềm giúp tiết kiệm thời gian và chi phí quản lý, đồng thời tăng tính chuyên nghiệp trong công việc.
• Hỗ trợ thu thập, bảo quản, chỉnh lý, khai thác, tra cứu và báo cáo thống kê các dữ liệu một cách dễ dàng.
• Cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức, đảm bảo thông tin được truyền đạt kịp thời.
• Hỗ trợ lưu trữ không giới hạn số lượng văn bản một cách tập trung và bảo mật, giúp quản lý dữ liệu hiệu quả.

>>>> Đừng Bỏ Qua: Top phần mềm quản lý nhân sự chuyên nghiệp

Phần mềm quản lý tài liệu, văn bản C-Office

C-Office là phần mềm quản lý văn bản và điều hành, cung cấp giải pháp văn phòng điện tử cho các cơ quan và doanh nghiệp, tạo ra một môi trường làm việc cộng tác với hơn 20 tính năng ứng dụng hữu ích được tích hợp trong cùng một hệ thống trên giao diện website. Phần mềm này không chỉ số hóa công tác quản lý văn bản và điều hành tác nghiệp mà còn tự động quản lý quy trình nghiệp vụ văn phòng, nâng cao hiệu quả công việc.

• Quản lý công việc chuyên nghiệp: Bao gồm toàn bộ các công việc điều hành thông qua ứng dụng quản lý công văn, quản lý giao việc và các công việc liên quan đến dự án, hợp đồng,… giúp bạn quản lý công việc một cách hiệu quả.
• Kiểm soát và lưu vết toàn bộ quá trình xử lý văn bản đến, văn bản đi, văn bản trình ký, văn bản nội bộ của tổ chức, biết được văn bản nào ai đang xử lý, chưa xử lý, văn bản quá hạn,… giúp quản lý văn bản một cách minh bạch và hiệu quả.
• Quản lý toàn bộ các hồ sơ tài liệu hiện hành hoặc được số hóa lưu trữ trên hệ thống, cho phép phân quyền quản lý, cập nhật, khai thác, tìm kiếm,… 
• Quản lý kho thư viện tài liệu dùng chung của tổ chức như tài liệu quy định, chính sách, quy trình, hướng dẫn, biểu mẫu, tài liệu chia sẻ,… giúp dễ dàng truy cập và sử dụng tài liệu.
• Cho phép người được phân quyền gửi các thông báo đến toàn thể cán bộ công nhân viên trong tổ chức để có thể truyền thông nội bộ một cách hiệu quả.
• Gửi thông báo tự động: Gửi nhắc việc, thông báo, cảnh báo qua Email, giúp nhân sự cập nhật thông tin một cách kịp thời. 

OCD vừa giới thiệu cho bạn 10 phần mềm quản lý tài liệu hàng đầu hiện nay. Hy vọng thông tin trên sẽ giúp doanh nghiệp và tổ chức của bạn tìm được giải pháp phù hợp nhất với nhu cầu quản lý văn bản và tài liệu.

Nếu bạn cần thêm thông tin chi tiết về phần mềm quản lý tài liệu hoặc muốn được tư vấn, đừng ngần ngại liên hệ với OOC qua hotline 0886 595 688 để được tư vấn miễn phí

——————————

Công ty Tư vấn Quản lý OCD (OCD Management Consulting Co) là một trong những công ty tư vấn quản lý hàng đầu Việt Nam với tính chuyên nghiệp, thực tiễn và chất lượng cao.

Nếu bạn quan tâm, hãy liên hệ với chúng tôi để được tư vấn miễn phí!

Thông tin chính thức về OCD được cập nhật tại website: https://ocd.vn

Fanpage chính thức của OCD vui lòng truy cập: https://facebook.com/OCDConsulting

Liên hệ nhanh Hotline/Zalo: 0886595688 hoặc gửi email đến: ocd@ocd.vn