Các phương pháp tư vấn mà doanh nghiệp có thể sử dụng trong dự án tái cơ cấu (kỳ II)

Trong kỳ trước, Bản tin Lãnh đạo và Thay đổi đã đề cập đến ba mô hình để mô tả phương pháp căn bản mà nghề tư vấn thường áp dụng cũng như những lợi ích căn bản doanh nghiệp (DN) có được từ các phương pháp này. Vậy DN kỳ vọng gì từ phía nhà tư vấn? Khi đã hiểu lợi ích nêu trên của phương pháp, thì kỳ vọng về vai trò và năng lực tư vấn theo phương pháp này sẽ tăng lên rất nhiều.


Nhà tư vấn phải đau nỗi đau của khách hàng, vui niềm vui của khách hàng, đội cái mũ tư duy của khách hàng để cùng tìm ra lời giải cho những phương án tái cơ cấu, những giải pháp hệ thống quản lý thích hợp nhất cho đặc thù mỗi DN. Ngoài cái tâm như vừa nêu, thì nhà tư vấn phải làm tròn khá nhiều vai.

 

 

Sáu vai trò cơ bản của nhà tư vấn trong dự án tái cơ cấu sử dụng phương pháp tư vấn quá trình được mô tả như sau:

1.    Thiết kế tổng thể dự án: Đơn vị tư vấn thường được đánh giá ngay từ khi lựa chọn nhà cung cấp cho dự án ở khả năng thiết kế và trình bày về dự án trong đề xuất tư vấn hay hồ sơ thầu. Cán bộ quản lý cấp cao, hoặc cán bộ cấp trung chịu trách nhiệm về dự án của DN có thể có ý tưởng, nhưng thường không đủ kinh nghiệm để tự thiết kế dự án thay đổi lớn như tái cơ cấu, do vậy họ kỳ vọng đơn vị tư vấn sẽ làm được điều này. Nhìn vào thiết kế của dự án và bài trình bày thiết kế dự án có thể thấy được một cách tương đối năng lực của đơn vị tư vấn. Thiết kế dự án thường cũng là văn bản thống nhất giữa hai bên và là “cẩm nang” của các thành viên dự án, cả về phía tư vấn và DN thực hiện dự án. Những DN cẩn trọng trong việc triển khai dự án thường xem xét rất kỹ thiết kế của dự án. Sự mạch lạc, rõ ràng trong thiết kế dự án là điều kiện tiên quyết để thực hiện thành công dự án.

2.    Dẫn dắt quá trình thực hiện dự án:
Đơn vị tư vấn thường được lựa chọn với tư cách là đơn vị chủ trì quá trình thực hiện dự án. Đơn vị tư vấn phải đảm bảo dự án tư vấn thực hiện theo đúng thiết kế về trình tự, tiến độ và sản phẩm đầu ra, hoặc nếu có thay đổi phải đảm bảo tính hệ thống và logic với thiết kế dự án ban đầu. Đơn vị tư vấn chịu trách nhiệm về tiến độ, chất lượng của những sản phẩm đầu ra của dự án và đặc biệt là kết quả cuối cùng của dự án, đảm bảo dự án đi đúng hướng ngay cả khi khách hàng có những công việc hay sự kiện khác quan trọng hay gấp rút hơn phải thực hiện. Đơn vị tư vấn thiếu kinh nghiệm hoặc quản lý dự án kém thường rất dễ cuốn theo những yêu cầu của khách hàng khiến giới hạn công việc và tiến độ dự án bị trượt xa hoặc chất lượng đầu ra không đảm bảo.

3.    Hướng dẫn phương pháp
: Với mục tiêu tăng cường năng lực cán bộ quản lý trong quá trình thực hiện dự án tái cơ cấu, nhà tư vấn được kỳ vọng sẽ chuyển giao phương pháp tạo ra các sản phẩm đầu ra của dự án (các hệ thống quản lý hoặc cấu phần của nó, sự thay đổi về cơ cấu hay chức năng…). Vì lý do này, lựa chọn tư vấn có phương pháp luận tốt và kinh nghiệm áp dụng phương pháp, dẫn dắt quá trình triển khai tại những dự án tương tự trong quá khứ có vai trò rất quan trọng.

4.    Hỗ trợ thông tin và phản biện ý tưởng: tư vấn, tuy không phải là nguồn thông tin duy nhất cho dự án, nhưng với kinh nghiệm tư vấn tại những dự án tương tự trong quá khứ đối với những khách hàng tương tự và khả năng nghiên cứu nắm bắt thông tin vượt trội, thường mang lại những thông tin hữu ích cho quá trình ra quyết định của các thành viên trong dự án từ phía khách hàng. Đồng thời, nhà tư vấn, với cái nhìn khách quan và khả năng phân tích và nhận định sắc sảo của mình, thường đóng góp khá nhiều cho DN từ góc độ phản biện ý tưởng, giúp cho nhà quản lý chắc chắn hơn trong quá trình ra quyết định.

5.    Góp ý cho các tài liệu: Quá trình thực hiện một dự án tái cơ cấu, nhóm dự án của DN thường tạo ra rất nhiều tài liệu ở các cấp độ quản lý. Tuy nhiên, sự không đồng đều về năng lực quản lý, khả năng viết không đồng đều thường khiến các tài liệu này thiếu đi độ mạch lạch về logic hay rõ ràng về câu chữ, dẫn đến những hiểu nhầm khi thực thi. Tư vấn có vai trò góp ý để các trưởng bộ phận hoàn thiện những tài liệu này, chỉnh sửa mẫu nhưng không viết thay.

6.    Tháo gỡ khúc mắc tâm lý và thúc đẩy quá trình ra quyết định: Dự án tái cơ cấu bản thân nó hàm chứa nhiều sự thay đổi, khiến cho những người trong cuộc và đội ngũ nhân viên của DN dễ nảy sinh tâm lý bất hợp tác hoặc băn khoăn, lo lắng. Quá trình thực hiện thay đổi thường nảy sinh những băn khoăn nhất định xuất pháp từ quyền lợi cá nhân hoặc lợi ích nhóm. Những băn khoăn này thường khó được giải tỏa bởi người trong cuộc vì bản thân họ thường cũng bị cho là “bị lợi ích cá nhân chi phối”. Bởi vậy, tư vấn thường đóng vai trò là người tháo gỡ những khúc mắc tâm lý. Không chỉ có vậy, nhiều nút của dự án đòi hỏi cán bộ lãnh đạo và quản lý phải ra quyết định, nhiều khi không dễ dàng. Trong trường hợp này, tư vấn cũng là người cung cấp thông tin hay lý giải, động viên để quá trình ra quyết định thông suốt và có căn cứ hơn.
Hết

Nguyễn Thị Nam Phương,

Tư vấn trưởng, OCD

 

Nguồn: Công ty Tư vấn Quản lý OCD | www.ocd.vn | www.facebook.com/OCDConsulting

Chia sẻ
Bạn đang ở: OCD Tin tức Tri thức quản lý Các phương pháp tư vấn mà doanh nghiệp có thể sử dụng trong dự án tái cơ cấu (kỳ II)

Kết nối với OCD

Liên hệ với OCD

  • 024 3553 7799
  • 096 363 6066
  • ocd@ocd.vn

 
Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Trụ sở HN: Tầng 18, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà nội
Tel: 024 3553 7799      Fax: 024 3553 7797
Văn phòng HCM: B0609, Tòa B, The Gold View, 346 Bến Vân Đồn, Quận 4, HCMC
Tel: 028 3925 3985 | 0906655010
 
CÔNG TY TƯ VẤN QUẢN LÝ OCD - Số ĐKKD  0101362912   do Sở KHĐT TP. Hà Nội  cấp ngày 23/05/2003