Chiến lược truyền thông trong tái cơ cấu doanh nghiệp

Khi thực hiện tái cơ cấu doanh nghiệp (DN), có rất nhiều vấn đề cần đề cập đến. Bài viết này chỉ đề cập đến truyền thông về chiến lược, kế hoạch, cũng như những sáng kiến thay đổi:


1.    Không có một phương thức hoàn hảo về truyền thông sự thay đổi. Thay đổi, quả thực không hề dễ chịu và việc thích nghi với sự thay đổi thường rất lộn xộn. Không có bản kế hoạch hoàn hảo nào có thể đảm bảo một quá trình thay đổi mà không gây đau đớn. Tại sao vậy? Lý do đơn giản là không khó liệt kê ra những nhiệm vụ cần làm để thay đổi, nhưng rất khó thay đổi cách ứng xử và những thói quen đã bắt rễ sâu trong DN. Vì vậy, nên thu thập thông tin bên ngoài, lắng nghe quan điểm của các bên liên quan và điều chỉnh cách tiếp cận phù hợp với DN của bạn.

2.    Tự đặt câu hỏi xem điều gì đang thực sự thay đổi và tại sao lại như thế. Rất nhiều chương trình tái cơ cấu nặng về lý thuyết mà xem nhẹ ý nghĩa thực tế của những lý thuyết đó đối với các thành viên trong DN. Lãnh đạo DN buộc phải tạo ra sự gắn kết giữa mô hình lý thuyết và ứng dụng thực tiễn. Ví dụ, khi nói rằng DN phản ứng nhanh hơn; vậy cụ thể lãnh đạo muốn mọi người phản ứng nhanh như thế nào? Những hành vi nào thể hiện một DN có cơ cấu “phẳng”, ví dụ như giảm số tầng nấc phê duyệt một hợp đồng mua hàng với quy mô nhất định từ 3 xuống còn 2 tầng.

3.    Biết chắc kết quả mong muốn;
đặc biệt là kết quả đến từ những sáng kiến thay đổi và chương trình hoặc chiến thuật truyền thông. Điều gì trong chương trình truyền thông hay kỹ thuật truyền thông thúc đẩy sự thay đổi. Những thay đổi mang tính hệ thống hay vận hành nào cung cấp nền tảng cho kết quả và hành vi mong muốn? Ví dụ chương trình truyền thông cho việc tái cơ cấu tổ chức và cải tiến hệ thống đãi ngộ phải truyền tải được thông điệp “những người giỏi hơn và đóng góp nhiều hơn cho DN sẽ được đãi ngộ xứng đáng hơn” thay vì tạo ra cảm giác có nguy cơ bị sa thải hay giảm lương cho nhân viên. Chương trình truyền thông này phải kết hợp chặt chẽ với việc điều chỉnh cơ cấu theo hướng tinh giảm, tập trung vào mảng kinh doanh cốt lõi và chương trình xây dựng hệ thống đãi ngộ tưởng thưởng cho năng lực và đóng góp thực sự cho công ty.

4.    Có sự tham gia của chuyên gia tư vấn tái cơ cấu và quan hệ lao động giàu kinh nghiệm ngay từ khi bắt đầu. Luật sư đại diện cho DN hay một Thạc sỹ Quản trị Kinh doanh với bài trình bày trên PowerPoint không đủ để giúp hiểu được rằng mọi người trong tổ chức sẽ phản ứng ra sao đối với những thay đổi và đâu mới là thông tin cần thiết. Chuyên môn của họ là những vấn đề pháp lý và cắt giảm chi phí chứ không phải là truyền thông. Nhiều DN tiết kiệm chi phí bằng cách bỏ qua vai trò của chuyên gia. Tuy nhiên, giá trị mà chuyên gia tư vấn tái cơ cấu mang lại thường đáng giá hơn nhiều so với chi phí DN bỏ ra để thuê tư vấn.

 


5.    Chia sẻ thông tin với người lao động sớm nhất có thể. Đối với các công ty đại chúng, dễ xảy ra tình trạng truyền thông cho các cổ đông được ưu tiên trong khi nhân viên chỉ biết đến việc sát nhập hay sắp xếp lại DN qua các phương tiện thông tin đại chúng. Khi mà nỗi sợ hãi và bất an lên cao, bạn sẽ mất rất nhiều thời gian để lập lại trật tự, với bầu không khi hiểu biết và hiệu quả  hoạt động, thậm chí nhiều người động sẽ chuẩn bị cho việc tìm việc mới. Đây là việc tất yếu phải làm, vậy nên bạn chủ động chia sẻ thông tin càng sớm, bạn càng giữ được sự chủ động

6.    Chất lượng và sự nhất quán có ý nghĩa sống còn.
Để thực hiện hiệu quả chương trình thay đổi, cần trao đổi thông tin một cách đầy đủ và nhất quán với nhóm công tác cũng như toàn thể nhân viên. Bạn có thể giữ lại những thông tin nhạy cảm nhất, nhưng nhìn chung, nhóm công tác và nhân viên của bạn cần hiểu rõ mục tiêu, cách thức thực hiện sự thay đổi và những hệ quả của nó. Đơn giản là vì bạn không thể một mình thay đổi cả DN với những con người, thói quen và cả những hệ thống quản lý trước đây.

7. 
   Thay đổi cần thời gian. Nhớ rằng một nỗ lực thay đổi bắt đầu từ tuyên bố hoặc một sự sáp nhập hay phát kiến thay đổi. Nhiều nhà lãnh đạo và quản lý đánh giá thấp vai trò của thời gian cho một vòng thay đổi. Đó là lý do tại sao rất nhiều báo cáo chỉ ra rằng xuất hiện các chương trình khá nghèo nàn theo sau đó như cổ phiếu phát hành lần đầu (IPOs), các vụ sáp nhập, các ý tưởng về sự thay đổi,.v..v… Con người và DN cũng không thể thay đổi trong một tuần hay thậm chí là một năm. Hãy nghĩ về sự thay đổi trong DN giống như khi ta thay đổi một thói quen đã quá quen thuộc. Điều đó đòi hỏi thời gian và sự kiên nhẫn.

8.   
Sử dụng nhiều phương tiện và cách thức truyền thông khác nhau. Một số DN đã phạm phải sai lầm cực kỳ nghiêm trọng trong việc lựa chọn duy nhất một phương tiện truyền thông, giao tiếp như thư điện tử hay mạng nội bộ công ty. Các phương án dự phòng và chiến thuật lặp đi lặp lại nhiều lần rất hữu ích trong việc tạo ra một chương trình truyền thông hiệu quả. Không bao giờ thừa khi bạn nhắc đi nhắc trong truyền thông sự thay đổi.


9.    Phân biệt rõ ràng giữa quá trình tổ chức thay đổi - xác định tầm nhìn, thống nhất trong nhóm công tác, lập kế hoạch, những bài trình bày với truyền thông. Trong khi các cuộc họp và các quy trình có thể được coi là phương tiện truyền thông nếu được thiết kế một cách cẩn thận. Nếu được thực hiện trong bối cảnh của một chương trình mở rộng hơn, chúng sẽ không đủ để đáp ứng nhu cầu truyền thông thay đổi. Cần có những phương thức truyền thông đa dạng và nhất quán để đảm bảo mọi nhân viên trong DN hiểu chính xác về dự án thay đổi.

10.
  Tạo cho mọi người nhiều cơ hội để chia sẻ quan điểm, đặt câu hỏi, đề xuất ý tưởng và ưu tiên hàng đầu cho việc cung cấp trả lời và cập nhật cho những băn khoăn của nhân viên. Càng có nhiều người tham gia quá trình thay đổi, càng ít người đứng ngoài hoặc tệ hơn, ở lại nhưng hành xử một cách thiếu tính xây dựng.

Những thông tin trên đây chỉ là chất phụ gia cho ý tưởng chứ không phải là lời khuyên bất di bất dịch cho truyền thông thay đổi trong DN bạn. Vì vậy, cần sử dụng một cách cẩn trọng. Kế hoạch truyền thông hiệu quả nhất là kế hoạch được may đo theo nhu cầu đặc thù của DN, do đó, đừng ngần ngại tìm kiếm sự hỗ trợ mang tính từ phía các chuyên gia tư vấn.


Bài viết của anh Chu Đình Cương trên Bản tin Lãnh đạo và Thay đổi số 6, 10-11/2012

 

Chia sẻ
Bạn đang ở: OCD Tin tức Tri thức quản lý Chiến lược truyền thông trong tái cơ cấu doanh nghiệp

Kết nối với OCD

Liên hệ với OCD

  • 024 3553 7799
  • 096 363 6066
  • ocd@ocd.vn

 
Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Trụ sở HN: Tầng 18, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà nội
Tel: 024 3553 7799      Fax: 024 3553 7797
Văn phòng HCM: B0609, Tòa B, The Gold View, 346 Bến Vân Đồn, Quận 4, HCMC
Tel: 028 3925 3985 | 0906655010
 
CÔNG TY TƯ VẤN QUẢN LÝ OCD - Số ĐKKD  0101362912   do Sở KHĐT TP. Hà Nội  cấp ngày 23/05/2003