Phần mềm KPI - Công cụ hướng tới mục tiêu kinh doanh hiệu quả

Phần mềm KPI - Công cụ hướng tới mục tiêu kinh doanh hiệu quả

KPI (Key Performance Indicator) có nghĩa là chỉ số đánh giá thực hiện công việc, hay còn gọi là chỉ số KPI. Thông thường, mỗi chức danh sẽ có bản mô tả công việc hoặc kế hoạch làm việc hàng tháng. Nhà quản lý sẽ áp dụng các chỉ số để đánh giá hiệu quả của chức danh đó. Dựa trên việc hoàn thành chỉ số KPI, công ty sẽ có các chế độ thưởng phạt cho từng cá nhân. phần mềm KPI

KPI thường được phát triển theo phương pháp Bảng điểm cân bằng (BSC), theo đó các chiến lược của công ty được cụ thể hóa thành các mục tiêu chiến lược và trình bày dưới dạng bản đồ chiến lược. Từ các mục tiêu đó, doanh nghiệp cụ thể hóa thành các chỉ tiêu cụ thể, với các chỉ số đo lường (kế hoạch) ở cấp công ty, sau đó chia nhỏ xuống cấp bộ phận và cá nhân.

phần mềm KPI

Phần mềm KPI - Hướng đi triển khai thành công hệ thống chỉ tiêu KPI

Một hệ thống chỉ tiêu KPI được triển khai thành công hay không phụ thuộc vào rất nhiều yếu tố: mục tiêu kinh doanh, cách thức hoạt động,...Trong đó, phải đảm bảo rằng hệ thống chỉ tiêu này được thiết kế bám sát chiến lược và cơ cấu tổ chức của doanh nghiệp. Chỉ tiêu KPI ở từng bộ phận, cá nhân khác nhau phải đảm bảo tính phù hợp với chức năng và nhiệm vụ của bộ phận, cá nhân ấy. Cũng chính vì thế, chiến lược khi doanh nghiệp đề ra phải đủ rõ ràng và cụ thể, là điều kiện để các hoạt động trong tổ chức được diễn ra nhất quán, đơn giản. 

Một hệ thống chỉ tiêu KPI sẽ thực sự trở nên hiệu quả và trở thành công cụ quản lý hữu ích cho doanh nghiệp khi được triển khai cùng phần mềm KPI phù hợp. Phù hợp không chỉ là đầy đủ các tính năng cần thiết, mà còn phải đáp ứng được những nhu cầu khác của doanh nghiệp, như khả năng tích hợp phần mềm CRM, DMS, phần mềm quản lý dự án, phần mềm kế toán hay quản lý sản xuất,...

phần mềm KPI

Thiết lập mục tiêu cho doanh nghiệp

Một CEO sáng suốt luôn hiểu được vai trò của việc xây dựng hệ thống mục tiêu trong việc “chèo lái” doanh nghiệp phát triển đúng hướng. Xây dựng hệ thống mục tiêu là bước cơ bản của một bản kế hoạch kinh doanh. Hệ thống mục tiêu xác định rõ ràng sẽ giúp doanh nghiệp biết phải đi đâu và làm thế nào để tới được đó.

Để có thể đo lường hiệu suất của mình dựa trên KPI, thì điều đầu tiên doanh nghiệp cần làm là thiết lập các mục tiêu chung mà họ mong muốn đạt được. Mục tiêu mà doanh nghiệp đề ra sẽ dựa trên mọi khía cạnh của hoạt động trong doanh nghiệp như các khoản chi tiêu, quản lý tài sản, doanh thu,...

Khác với trước kia, khi mà chuyển đổi số chưa thực sự phát triển và được ứng dụng mạnh mẽ trong doanh nghiệp, thiết lập mục tiêu đa phần dựa trên “mindset” của nhà quản lý, sau đó được đưa xuống và triển khai ở các bộ phận cấp dưới. Ngày nay, phần mềm KPI sẽ trở thành công cụ hiệu quả trong việc phục vụ thiết kế các chỉ tiêu, hay nói cách khác là lập kế hoạch cho doanh nghiệp, từ cấp độ công ty đến từng cá nhân.  Mỗi phòng ban hay cá nhân với những đặc điểm và tính chất khác nhau sẽ được xây dựng một bộ chỉ tiêu riêng và phù hợp với chiến lược ban đầu mà doanh nghiệp đã đề ra. Hiểu được điều này, OOC đã cho ra đời phần mềm digiiKPI trợ giúp cho doanh nghiệp thực thi chiến lược một cách hiệu quả:

Phần mềm digiiKPI giúp doanh nghiệp:

  • Tự thiết lập hệ thống chỉ tiêu KPI các cấp độ từ công ty đến từng cá nhân.
  • Tự thiết lập và phân quyền linh hoạt cho các tài khoản từ thiết kế, nhập, duyệt, kiểm tra và theo dõi số liệu…
  • Đơn giản hóa việc nhập/xuất dữ liệu khi thiết kế và xây dựng các chỉ tiêu KPI một cách đơn giản bằng cách tạo trực tiếp hoặc các bằng các biểu mẫu excel được chuẩn hóa.

CTA

Đầu mỗi năm tài chính là khoảng thời gian quan trọng để các nhà quản lý xác định hướng đi cho tình hình hoạt động kinh doanh của doanh nghiệp trong giai đoạn tiếp theo. Đây cũng chính là một trong thời điểm để phần mềm KPI phát huy tính hiệu quả cao. 

Thực thi và theo dõi thực hiện mục tiêu

Xác định mục tiêu đã là một chuyện. Mục tiêu đó có thực hiện thành công được hay không lại là một câu chuyện khác. Quá trình này được xoay quanh bởi rất nhiều yếu tố mang tính quyết định: thị trường, vị thế doanh nghiệp, trình độ nhân sự, cách thức làm việc,...Khi mà trước kia, công việc được triển khai tại các bộ phận phòng ban luôn được theo dõi, kiểm tra theo cách thủ công. Bởi vì không có hệ thống theo dõi thường xuyên nên cứ đến mỗi kỳ đánh giá, nhà quản lý phải xem lại hiệu suất làm việc của từng phòng ban, cá nhân, sau đó là tiến hành đánh giá. Đây là công việc tiêu tốn không ít thời gian của nhà quản lý mà hiệu suất cũng không thể đảm bảo chính xác 100%. Những sai số ít nhiều sẽ phần nào đó ảnh hưởng tới chất lượng đánh giá. Thì hiện nay, bằng việc sử dụng phần mềm KPI, quá trình theo dõi kết quả đánh giá hiệu quả công việc trở nên linh hoạt hơn, dựa theo tần suất, thời gian, theo cấp độ. Phần mềm KPI cho phép nhập và duyệt số liệu để đo lường hiệu quả công việc một cách dễ dàng và nhanh chóng. Khi quá trình theo dõi trở nên “đơn giản hóa” thì cùng với đó là vô vàn lợi ích khác đi kèm: giảm thiểu thời gian lãng phí, tăng hiệu suất công việc,...

Hệ thống báo cáo hỗ trợ quản lý hiệu quả

Các báo cáo hằng tháng hay báo cáo thường niên là công cụ hữu ích hỗ trợ nhà quản lý theo dõi, so sánh kết quả công việc theo các kỳ, thời điểm khác nhau. Dựa trên những báo cáo này, doanh nghiệp có thể tự nhận xét về tình trạng hoạt động, từ đó đưa ra giải pháp kịp thời cho các hoạt động sản xuất kinh doanh. Một hệ thống báo cáo cụ thể, rõ ràng và chính xác sẽ là bước đệm quan trọng cho tổng thể sự phát triển của doanh nghiệp.

phần mềm KPI

Trước kia, văn bản giấy, take note hay tài liệu excel là giải pháp cho vòng tròn tạo lập, lưu giữ và trích xuất báo cáo. Chúng ta không thể phủ nhận những lợi ích mà các giải pháp này mang lại. Tuy nhiên, đối với các doanh nghiệp vừa và lớn, tần suất thông tin dày đặc, những báo cáo được cập nhật liên tục thì file excel không còn là một công cụ thực sự mang lại hiệu quả.  Hiện nay, với sự ra đời của phần mềm KPI, kết quả thực hiện công việc sẽ được thể hiện dưới dạng dashboard với các báo cáo sinh động, đa dạng theo từng cấp độ, theo thời gian, có so sánh giữa các năm. Phần mềm KPI cho phép thiết lập cách thức xuất dữ liệu các báo cáo đánh giá hiệu quả công việc bằng các biểu mẫu được chuẩn hóa (excel, img, pdf).Chỉ với những cú nhấp chuột đơn giản, nhà quản lý hoàn toàn có thể kiểm tra tình hình hoạt động kinh doanh của những thời điểm về trước, hiện tại cũng như định hướng cho sự phát triển sau này. 

Sử dụng phần mềm KPI như một công cụ chiến lược, giúp doanh nghiệp có cái nhìn từ bao quát đến cụ thể để vạch ra mục tiêu và kế hoạch thực hiện đồng bộ từ cấp độ công ty đến cá nhân, là công cụ hướng tới mục tiêu kinh doanh hiệu quả. Lựa chọn một phần mềm KPI phù hợp chính là điều mà doanh nghiệp nên nghĩ tới ngay bây giờ trong thời kỳ kinh doanh đầy biến động, khi mà doanh nghiệp nào nhanh nhạy hơn sẽ kiếm được miếng bánh cho riêng mình. 

Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

 

 

 

Chia sẻ
Bạn đang ở: OCD Tin tức Tri thức quản lý Phần mềm KPI - Công cụ hướng tới mục tiêu kinh doanh hiệu quả

Kết nối với OCD

Liên hệ với OCD

  • 024 3553 7799
  • 096 363 6066
  • ocd@ocd.vn

 
Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Trụ sở HN: Tầng 18, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà nội
Tel: 024 3553 7799      Fax: 024 3553 7797
Văn phòng HCM: B0609, Tòa B, The Gold View, 346 Bến Vân Đồn, Quận 4, HCMC
Tel: 028 3925 3985 | 0906655010
 
CÔNG TY TƯ VẤN QUẢN LÝ OCD - Số ĐKKD  0101362912   do Sở KHĐT TP. Hà Nội  cấp ngày 23/05/2003