Các bước tạo JD công việc - Hướng dẫn chi tiết từ A - Z

 

Các tạo JD công việc

JD (Job Description), là tài liệu mô tả công việc cụ thể, về chức năng, nhiệm vụ và yêu cầu cần thiết của một vị trí, mà doanh nghiệp đề ra cho ứng viên theo chức danh công việc đang tuyển dụng. JD sẽ cho các ứng viên biết nhà tuyển dụng sẽ mong đợi gì ở họ, cũng như những gì mà ứng viên có thể mong đợi từ doanh nghiệp.

 Thế nào là một JD “chuẩn”?

Mỗi doanh nghiệp có mục tiêu, hoạt động trong các lĩnh vực khác nhau sẽ xây dựng JD theo cấu trúc riêng để phục vụ công tác quản trị. Tuy nhiên, về cơ bản bất kỳ JD nào cũng phải hàm chứa những nội dung cơ bản sau:

  • Thông tin về vị trí, chức danh: Cung cấp các thông tin về sự tồn tại, hiện diện của một chức danh cụ thể. Qua đó, cho thấy cấp bậc của vị trí này trong bộ máy tổ chức.
  • Công việc, trách nhiệm: Làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụ, trách nhiệm gì? Phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu? Bên cạnh đó, mục này còn cần chỉ rõ việc thực hiện phải tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào?
  • Quyền hạn: Để hoàn thành nhiệm vụ được giao, tổ chức sẽ tạo điều kiện, hay  trao các quyền hạn cơ bản gì trong quá trình thực thi nhiệm vụ?
  • Mối quan hệ công tác: Chỉ ra vị trí chức danh đó nằm trong những mối quan hệ công tác nào ở bên ngoài và bên trong nội bộ doanh nghiệp. Nhằm giúp ứng viên hiểu mình sẽ làm việc trực tiếp, gián tiếp với ai, phòng ban, bộ phận nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
  • Chỉ tiêu công việc: Đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bản phải hoàn thành. Và đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ.
  • Nền tảng năng lực: Liệt kê rõ những yêu cầu về kỹ năng, kinh nghiệm cần thiết để hoàn thành công việc. Có thể kể đến yêu cầu về chứng chỉ tin học, ngoại ngữ, hay các kỹ năng mềm như giao tiếp, đàm phán, làm việc nhóm, thiết kế, lập trình,...

Ngoài ra, JD còn có thể đề cập tới các thông tin cụ thể mô tả công ty, địa điểm, thời gian làm việc, hay yêu cầu những giấy tờ cần thiết trong bộ hồ sơ ứng tuyển.

JD “chuyên nghiệp” và “thu hút”JD “chuyên nghiệp” và “thu hút”[/caption]

JD “chuyên nghiệp” và “thu hút” cần đáp ứng những tiêu chí gì?

Thứ nhất, JD phải đúng và rõ ràng

Đầu tiên, JD phải đúng với mô tả công việc, tiêu chí, nhiệm vụ, nghĩa vụ tương ứng với mỗi vị trí chức danh. Và phải được trình bày rõ ràng, mạch lạc với ngôn từ dễ hiểu để ứng viên có thể tiếp cận một cách chính xác nhất.

Thứ hai, JD thể hiện những mong đợi của nhà tuyển dụng ở ứng viên

Bản JD “chuyên nghiệp” là sự thể hiện cụ thể cho những phẩm chất mà nhà tuyển dụng tìm kiếm. Tức là JD phải giúp ứng viên hiểu được trách nhiệm công việc cụ thể, điều mà họ cần làm khi vào doanh nghiệp là gì. Điều này nhằm tạo ra định hướng lẫn tiêu chuẩn để hoàn thành tốt công việc.

Thứ ba, JD nổi bật và khác biệt

Không có một khuôn mẫu tiêu chuẩn dành cho JD. Song các chuyên gia cho rằng, để thu hút ứng viên, bản JD của doanh nghiệp nên được xây dựng khác với cấu trúc phổ thông trên thị trường. Điều này không chỉ tạo ra sự nổi bật giữa doanh nghiệp và các đơn vị khác cùng ngành. Mà còn có thể gợi mở cơ hội hấp dẫn thế hệ mới  - những người trẻ đam mê, sáng tạo và khác biệt

Hướng dẫn chi tiết quy trình xây dựng JD từ A - Z

Sơ đồ xây dựng JD

1, Xác định mục tiêu chiến lược

Đầu tiên, các nhà lãnh đạo doanh nghiệp cần xác định rõ ràng mục tiêu, sứ mệnh và nhiệm vụ của tổ chức. Mục tiêu chiến lược để giải quyết nhiệm vụ quản trị tổ chức chính là căn cứ xây dựng hệ thống JD riêng khác ở mỗi doanh nghiệp. 

2, Xây dựng cơ cấu tổ chức

Sau đó, doanh nghiệp đi từ công tác quản trị chung để thiết kế cơ cấu tổ chức và hoạch định công việc của từng đơn vị phòng ban. Trong khâu này, mục tiêu cần đạt là xác định rõ và mô tả các yêu cầu, nhiệm vụ cụ thể của từng vị trí. Đồng thời, căn cứ vào số lượng nhân sự để phân bổ khối lượng làm việc hợp lý cho mỗi chức danh. 

Trước khi xây dựng hệ thống JD, nhà quản trị cần cẩn trọng xem xét cấu trúc, sơ đồ của doanh nghiệp xây dựng đã giải quyết được hết các nhiệm vụ, mục tiêu chưa? Từ đó, kịp thời phát hiện những bất hợp lý, và thiết kế công việc, sắp xếp lại nhân sự để tổ chức vận hành ổn định trong trong dài hạn và đạt hiệu quả cao hơn.

3, Đề ra điều kiện, tiêu chuẩn cần thiết

Tiếp theo, nhà tuyển dụng phải xác định các vị trí muốn hoàn thành nhiệm vụ theo mô tả thì cần phải đáp ứng được các tiêu chuẩn, điều kiện gì. Các điều kiện này bao gồm trình độ học vấn, kỹ năng, khả năng, kinh nghiệm, sức khỏe, thái độ, … được chuẩn hóa cho từng vị trí - JS (job specification).

4, Thiết kế JD “chuẩn” trên yêu cầu chức năng nhiệm vụ

Các nhà quản lý nhân sự cần lưu ý, một bản JD “chuẩn” sẽ bao gồm những nội dung cơ bản sau:

  • Thông tin về vị trí chức danh: Nêu rõ vị trí đang được tuyển dụng, để ứng viên có thể hình dung về thứ bậc trong bộ máy doanh nghiệp. Đây chính là căn cứ chỉ ra nhân viên đó có những mối quan hệ công tác nào (bên ngoài và trong nội bộ) để biết mình sẽ phải làm việc với ai, cấp nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
  • Trách nhiệm, nhiệm vụ: Làm rõ vị trí đó phải có nhiệm vụ gì’ phải hoàn thành các công việc, nhóm công việc nào, trong thời gian bao lâu. Bên cạnh đó, trong mục này còn phải chỉ rõ việc thực hiện phải tuân theo các quy định, quy trình tác nghiệp nào.
  • Quyền hạn: Để hoàn thành công việc được giao, tổ chức sẽ tạo điều kiện qua việc trao các quyền hạn cơ bản nào trong quá trình thực thi nhiệm vụ.
  • Chỉ tiêu công việc: đưa ra các chỉ tiêu công việc cơ bản phải hoàn thành, đây cũng là cơ sở để đánh giá và là mục tiêu phấn đấu trong khi làm nhiệm vụ.
  • Các tiêu chuẩn, điều kiện cần thiết: trình độ học vấn, kinh nghiệm, kỹ năng, sức khỏe,..

Nguồn: Công ty Giải pháp Công nghệ OOC

Tham khảo bài viết

Bạn đã hiểu thế nào về JD?

9 điều nhà tuyển dụng mong đợi ở ứng viên

Cách mạng công nghiệp 4.0 và thách thức cho ngành nhân sự

 

Chia sẻ
Bạn đang ở: OCD Tin tức Tri thức quản lý Các bước tạo JD công việc - Hướng dẫn chi tiết từ A - Z

Kết nối với OCD

Liên hệ với OCD

  • 024 3553 7799
  • 096 363 6066
  • ocd@ocd.vn

 
Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Trụ sở HN: Tầng 18, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà nội
Tel: 024 3553 7799      Fax: 024 3553 7797
Văn phòng HCM: B0609, Tòa B, The Gold View, 346 Bến Vân Đồn, Quận 4, HCMC
Tel: 028 3925 3985 | 0906655010
 
CÔNG TY TƯ VẤN QUẢN LÝ OCD - Số ĐKKD  0101362912   do Sở KHĐT TP. Hà Nội  cấp ngày 23/05/2003