10 điều cần biết về ERP (phần 1)

Thời gian gần đây trong giới CNTT và các doanh nghiệp (DN) xuất hiện một thuật ngữ khá phổ biến, đó là hệ thống ERP. Có thể ai cũng có một số khái niệm căn bản về ERP là: Enterprise Resource Planning – Hệ thống hoạch định nguồn lực doanh nghiệp, nhưng hầu như đó chỉ là khái niệm mơ hồ. Có DN nói đang ứng dụng ERP, nhưng thực chất chỉ triển khai một hai module nào đó. Một DN mua nhiều giải pháp của nhiều hãng phần mềm khác nhau, kết hợp chúng lại khá lỏng lẻo, chắp vá, liệu có thể tuyên bố ''Công ty chúng tôi dùng phần mềm ERP'' không?

 

 1. Phần mềm ERP là gì?

Ý nghĩa của 3 từ ERP:

R: Resource (Tài nguyên). Trong kinh tế, resource là nguồn lực (tài chính, nhân lực, công nghệ). Tuy nhiên, trong hệ thống ERP, resource có nghĩa là tài nguyên (TN). Trong CNTT, tài nguyên là bất kỳ phần mềm, phần cứng hay dữ liệu thuộc hệ thống mà có thể truy cập và sử dụng được. Ứng dụng ERP vào quản trị DN đòi hỏi DN phải biến nguồn lực (NL) thành tài nguyên (TN). Cụ thể là:
– Ứng dụng ERP phải làm cho mọi bộ phận của đơn vị đều có khả năng khai thác NL phục vụ cho DN.
– Ứng dụng ERP phải hoạch định và xây dựng lịch trình khai thác NL của các bộ phận có sự phối hợp nhịp nhàng.
– Ứng dụng ERP phải thiết lập được các quy trình khai thác đạt hiệu quả cao nhất.
– Ứng dụng ERP phải luôn cập nhật thông tin tình trạng NL DN một cách chính xác, kịp thời.
Muốn biến NL thành TN, DN phải trải qua một thời kỳ ‘lột xác’, thay đổi văn hóa kinh doanh trong và ngoài DN, đòi hỏi sự hợp tác chặt chẽ giữa DN và nhà tư vấn. Đây là giai đoạn ‘chuẩn hóa dữ liệu’. Giai đoạn này quyết định thành bại của việc triển khai hệ thống ERP, chiếm phần lớn chi phí đầu tư cho hệ thống ERP.

P: Planning (Hoạch định). Planning là khái niệm quen thuộc trong quản trị kinh doanh. Điều cần quan tâm ở đây là hệ thống ERP hỗ trợ DN lên kế hoạch ra sao?
Trước hết, phần mềm ERP tính toán và dự báo các khả năng sẽ phát sinh trong quá trình điều hành sản xuất kinh doanh của DN. Chẳng hạn, phần mềm ERP giúp nhà máy tính chính xác kế hoạch cung ứng nguyên vật liệu (NVL) cho mỗi đơn hàng dựa trên tổng nhu cầu NVL, tiến độ, năng suất, khả năng cung ứng… Cách này cho phép DN có đủ vật tư sản xuất nhưng vẫn không để lượng tồn kho quá lớn gây đọng vốn. Phần mềm ERP còn hỗ trợ lên kế hoạch trước các nội dung công việc, nghiệp vụ cần trong sản xuất kinh doanh. Chẳng hạn, hoạch định chính sách giá, chiết khấu, các kiểu mua hàng giúp tính toán ra phương án mua nguyên liệu, tính được mô hình sản xuất tối ưu… Cách này giảm thiểu sai sót trong xử lý nghiệp vụ.

E: Enterprise (Doanh nghiệp). Đây chính là đích đến thật sự của phần mềm ERPPhần mềm ERP cố gắng tích hợp tất cả các phòng ban và toàn bộ chức năng của công ty vào chung một hệ thống máy tính duy nhất mà có thể đáp ứng tất cả các nhu cầu quản lý khác nhau của từng phòng ban.

Quả thật hết sức khó khăn để xây dựng một chương trình phần mềm duy nhất để phục vụ các nhu cầu quản lý khác nhau của nhân viên ở bộ phận Tài chính kế toán cũng như ở bộ phận Hành Chánh Nhân sự và Kho… Mỗi phòng ban hầu như đều có riêng một hệ thống máy tính để xử lý công việc của mình. Nhưng hệ thống ERP kết hợp toàn bộ các hệ thống riêng lẻ vào chung một chương trình phần mềm tích hợp, chạy trên một cơ sở dữ liệu để các bộ phận có thể dễ dàng chia sẻ thông tin và tương tác với nhau. Việc tích hợp này sẽ mang lại nhiều lợi ích nếu các công ty biết thiết lập phần mềm một cách đúng đắn.
Phần mềm ERP loại bỏ các hệ thống máy tính riêng lẻ ở bộ phận Tài chính, Nhân sự, Sản xuất và Kho,và thay thế chúng bằng một chương trình phần mềm hợp nhất phân chia theo các phân hệ phần mềm khác nhau xấp xỉ gần đúng với các hệ thống riêng lẻ cũ. Tài chính, Sản xuất và Kho vẫn sẽ có phần mềm riêng của họ ngoại trừ giờ đây phần mềm sẽ được nối kết lại để nhân viên ở bộ phận Tài chính có thể nhìn vào phần mềm của Kho để xem đơn hàng đã xuất chưa. Hầu hết các nhà cung cấp phần mềm ERP linh động trong việc cài đặt một số phân hệ theo yêu cầu, ngoại trừ việc mua toàn bộ. Ví dụ, một số công ty chỉ cài đặt một phân hệ Tài chính hay quản lý Nhân sự và các chức năng còn lại sẽ triển khai sau.

ERP – Hệ thống hoạch định tài nguyên doanh nghiệp tổng thể

Tóm lại, ta có thể hình dung phần mềm ERP là là phần mềm quản lý tổng thể DN, cho phép DN tự kiểm soát được trạng thái NL của mình. Từ đó, họ có thể lên kế hoạch khai thác các nguồn tài nguyên này hợp lý nhờ vào các quy trình nghiệp vụ thiết lập trong hệ thống. Ngoài ra phần mềm ERP còn cung cấp cho các doanh nghiệp một hệ thống quản lý với quy trình hiện đại theo chuẩn quốc tế, nhằm nâng cao khả năng quản lý điều hành doanh nghiệp cho lãnh đạo cũng như tác nghiệp của các nhân viên.

2. Khác biệt cơ bản của hệ thống ERP so với việc duy trì nhiều phần mềm quản lý rời rạc

Điểm phân biệt cơ bản nhất của việc ứng dụng ERP so với cách áp dụng nhiều phần mềm quản lý rời rạc khác (như phần mềm kế toán, quản lý nhân sự, quản lý bảo hành…) là tính tích hợp. Hệ thống ERP chỉ là một phần mềm duy nhất và các module của nó thực hiện các chức năng tương tự như các phần mềm quản lý rời rạc, nhưng các module này còn làm được nhiều hơn thế trong môi trường tích hợp. Tính tích hợp của hệ thống ERP được gọi là tính “tổng thể hữu cơ” do các module có mối quan hệ chặt chẽ với nhau như các bộ phận trong cơ thể chúng ta. Vì sự khác biệt cơ bản này mà cách tiếp cận xây dựng hệ thống ERP của các công ty phần mềm và cách hiểu về phần mềm hệ thống ERP của chúng ta cũng khác đi so với cách hiểu về phần mềm thông thường. Phần mềm ERP là phần mềm mô phỏng và quản lý các hoạt động của DN theo quy trình.

Khi xây dựng hệ thống quản lý chất lượng theo ISO, bạn sẽ thấy rõ nét nhất về các quy trình. Với mỗi DN, các quy trình được phân thành các quy trình sản xuất kinh doanh chính và các quy trình phụ trợ. Các quy trình sản xuất kinh doanh chính là đối tượng đầu tiên được mô phỏng trên hệ thống ERP. Một điều cần nói là rất nhiều DN VN, cho dù đã hoạt động nhiều năm, nhưng vẫn không có các tài liệu về các quy trình hoạt động của mình và các tài liệu này chỉ được xây dựng dưới sự giúp đỡ của các công ty tư vấn xây dựng hệ thống quản lý chất lượng ISO.

3. Một hệ thống đạt tầm ERP cần phải:

– Được thiết kế theo từng phần nghiệp vụ (moduler): Ứng với từng chức năng kinh doanh sẽ một module phần mềm tương ứng. Ví dụ: Phòng mua hàng sẽ có module đặt hàng (Purchase). Phòng bán hàng có module phân phối và bán hàng (Sale & Distribution), v.v… Mỗi module chỉ đảm trách một nghiệp vụ. Với thiết kế module, DN có thể mua phần mềm ERP theo từng giai đoạn tùy khả năng.

– Có tính tích hợp chặt chẽ: Việc tích hợp các module cho phép kế thừa thông tin giữa các phòng, ban; đảm bảo đồng nhất thông tin, giảm việc cập nhật xử lý dữ liệu tại nhiều nơi; cho phép thiết lập các quy trình luân chuyển nghiệp vụ giữa các phòng ban.

– Có khả năng phân tích quản trịHệ thống ERP cho phép phân tích dựa trên các trung tâm chi phí (cost center) hay chiều phân tích (dimension); qua đó, đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh. Ví dụ có thể phân tích chi phí nhập kho ứng với toàn bộ NVL, một công trình, một đơn hàng, một nhà vận chuyển hay một sản phẩm… Hệ thống cũng có thể đánh giá hiệu quả sản xuất kinh doanh thông qua tổ hợp các chiều phân tích. Ví dụ phân tích hiệu quả kinh doanh sản phẩm cho từng dây chuyền sản xuất ứng với vùng thị trường của từng đơn hàng… Đây là điều các DN rất hay bỏ qua khi lựa chọn phần mềm ERP.

– Tính mở: Tính mở của hệ thống được đánh giá thông qua các lớp tham số hóa quy trình nghiệp vụ. Tùy thuộc vào thực tế có thể thiết lập các thông số để thích ứng với thực tế (cấu hình hệ thống). Thông qua thay đổi thông số, người dùng có thể thiết lập quy trình quản lý mới trong DN. Với cách này DN có thể thêm, mở rộng quy trình quản lý của mình khi cần. Tính mở còn thể hiện trong khả năng kết nối dữ liệu từ nhiều nguồn khác nhau, từ nhiều CSDL khác nhau trong hệ thống.

Hệ thống ERP còn có khả năng sửa chữa, khai thác thông tin. Do đó, cùng với quy trình vận hành, hệ thống ERP có tính dẫn hướng (driver). Mặt tích cực này cho phép DN học tập các quy trình quản lý DN trong chương trình, từ đó thiết lập quy trình quản lý của mình và hoạch định các quy trình dự kiến trong tương lai.

4. Phần mềm ERP cải thiện hoạt động kinh doanh của công ty như thế nào?

Hy vọng nhất của phần mềm ERP trong việc chứng minh giá trị là cải thiện cách thức công ty nhận đơn hàng và xử lý nó cho đến khi ra hóa đơn và ghi nhận doanh thu – cách gọi khác là quá trình xử lý đơn hàng hoàn chỉnh (order fulfillment process). Chính vì thế mà phần mềm ERP thường được xem như là phần mềm hỗ trợ vô hình. Phần mềm ERP không xử lý các quy trình trước khi bán hàng (hầu hết các nhà cung cấp phần mềm hiện này phát triển phần mềm CRM để đáp ứng yêu cầu quản lý này). Hơn thế, phần mềm ERP nhận đơn hàng từ khách hàng và sau đó cung cấp “đường đi” phần mềm để thực hiện tự động hóa các bước khác nhau trong suốt quy trình xử lý đơn hàng cho đến khi hoàn tất. Khi Nhân viên dịch vụ khách hàng nhập đơn hàng vào hệ thống ERP, anh ta sẽ có đầy đủ thông tin cần thiết để hoàn tất đơn hàng (như hạn mức tín dụng của khách hàng, lịch sử đặt hàng từ phân hệ Tài chính, lượng hàng tồn kho của công ty từ phân hệ Kho và lịch trình giao hàng từ phân hệ Cung ứng, chẳng hạn).
Nhân viên ở các phòng ban khác nhau đều có thể xem chung thông tin và cập nhật chúng. Khi một phòng ban nào đó thực hiện xong đơn hàng thì thông tin đó sẽ tự động nối kết qua hệ thống ERP rồi truyền tải đến bộ phận khác. Nếu bạn muốn kiểm tra xem thực hiện đơn hàng đến đâu rồi, bạn chỉ cần kết nối vào hệ thống ERP và theo dõi chúng. Với phần mềm  ERP, quá trình đơn hàng di chuyển như tia sét xuyên suốt hệ thống, khách hàng nhận hàng nhanh hơn và ít xảy ra sai sót hơn trước kia. Với cách thức như vậy phần mềm ERP có thể vận dụng cho các quy trình kinh doanh chính khác của doanh nghiệp như quản lý nhân viên hoặc báo cáo tài chính… Bạn thấy đấy, ít nhất thì đó cũng là “giấc mơ” của hệ thống ERP, nhưng thực tế thì khắc nghiệt hơn nhiều.

Chúng ta hãy quay lại vấn đề trên một chút. Quy trình hiện tại đó có thể không hiệu quả cao nhưng lại khá đơn giản. Tài chính làm công việc của Tài chính, Kho thì làm nhiệm vụ của mình và nếu có gì sai sót xảy không nằm trong phạm vi của các bộ phận đó thì lại là lỗi của người khác. Điều này sẽ không còn nữa! Với phần mềm ERP, các nhân viên dịch vụ khách hàng sẽ thôi không còn là nhân viên đánh máy, chỉ biết nhập tên khách hàng vào máy tính. Màn hình phần mềm ERP sẽ khiến họ vận hành công việc như những nhà kinh doanh thực sự. Phần mềm ERP sẽ hiển thị những thông tin về hạn mức tín dụng của khách hàng từ bộ phận Tài chính và lượng tồn kho hàng hóa từ bộ phận Kho. Liệu khách hàng có thanh toán đúng hẹn không? Chúng ta có thể giao hàng đúng hạn không? Đó là những vấn đề mà nhân việc dịch vụ khách hàng chưa bao giờ phải quyết định trước kia và các câu trả lời có ảnh hưởng rất lớn đến khách hàng và các phòng ban trong công ty. Nhưng nó không chỉ dành cho nhân viên dịch vụ khách hàng – người cần phải được thức tỉnh. Nhân viên Kho, những người nắm lượng tồn kho trong đầu họ hay bằng những giấy tờ rời giờ đây phải nhập toàn bộ thông tin lên mạng hết. Nếu họ không làm vậy thì bộ phận giao dịch khách hàng khi nhìn trên màn hình máy tính thấy số lượng tồn kho hàng hóa không đủ, họ thông báo với khách hàng là không đủ hàng tồn kho. Trách nhiệm giải trình, trách nhiệm của mỗi cá nhân và giao tiếp đã chưa bao giờ được thử nghiệm như thế này trước đây.

Mọi người thì không thích thay đổi, và phần mềm ERP lại yêu cầu họ thay đổi cách làm việc của mình. Đó là lý do tại sao giá trị thật sự của hệ thống ERP rất khó xác định. Phần mềm ít quan trọng hơn việc công ty thay đổi cách thức làm việc. Nếu bạn sử dụng phần mềm ERP để cải tiến phương thức nhận đơn hàng, sản xuất hàng hóa, giao hàng và thanh toán, bạn sẽ thấy giá trị thật sự của phần mềm. Nếu bạn đơn giản cài đặt phần mềm mà không thay đổi cách thức làm việc của nhân viên bạn, bạn có thể sẽ không thấy được chút giá trị nào của nó. Và thậm chí, phần mềm mới còn làm chậm công việc lại vì họ đã quen với phần mềm cũ và không có ai làm việc trên phần mềm mới.

5. Triển khai một dự án ERP sẽ mất bao lâu?

Để áp dụng đúng giải pháp phần mềm ERP, bạn sẽ phải thay đổi phương thức hoạt động của công ty và phương pháp mà các nhân viên đang tiến hành công việc của họ. Và việc thay đổi như vậy không thể tránh việc ảnh hưởng đến toàn bộ công ty. Dĩ nhiên, nếu phương pháp điều hành công ty của bạn là hoàn toàn tốt (toàn bộ các đơn đặt hàng được hoàn thành đúng thời hạn, năng suất của công ty bạn cao hơn các đối thủ khác, và khách hàng của bạn hoàn toàn hài long), trong trường hợp này thì không có lí do gì mà bạn phải quan tâm đến giải pháp phần mềm ERP cả.

Điều quan trọng là không nên chỉ tập trung vào việc xem xét  tiến hành giải pháp này trong bao lâu, trên hết bạn cần phải hiểu vì sao bạn cần giải pháp này và làm thế nào bạn có thể áp dụng nó để cải thiện doanh nghiệp của mình.

Tuy nhiên, qua một vài năm, những thay đổi nhờ có Internet đã giúp các nhà cung ứng giảm đáng kể thời gian cung cấp các modle ERP. Quá trình triển khai nhanh chóng này (có nghĩa là thời gian triển khai chỉ tính bằng tuần chứ không tính bằng năm) là kết quả của việc phân phối loại phần mềm ERP mới được gọi dịch vụ theo yêu cầu hay còn gọi là phần mềm như một dịch vụ (SaaS). Các ứng dụng của ERP theo yêu cầu và phần mềm ERP SaaS (như là toàn bộ nguồn nhân lực (HR) và tài chính) đều do bên thứ ba cung cấp và khách hàng chỉ cần truy cập vào  các ứng dụng ERP dành cho nhiều người (hay còn gọi là các ứng dụng ERP chia sẻ) bằng cách kết nối Web. Do phần mềm này không cần phải được cài đặt giống như các ứng dụng theo yêu cầu truyền thống nên thời gian triển khai có thể được rút ngắn một cách đáng kể so với việc triển khai các ứng dụng ERP theo yêu cầu.

 

Nguồn:gscom

Chia sẻ
Bạn đang ở: OCD Tin tức Tri thức quản lý 10 điều cần biết về ERP (phần 1)

Kết nối với OCD

Liên hệ với OCD

  • 024 3553 7799
  • 096 363 6066
  • ocd@ocd.vn

 
Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Trụ sở HN: Tầng 18, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà nội
Tel: 024 3553 7799      Fax: 024 3553 7797
Văn phòng HCM: B0609, Tòa B, The Gold View, 346 Bến Vân Đồn, Quận 4, HCMC
Tel: 028 3925 3985 | 0906655010
 
CÔNG TY TƯ VẤN QUẢN LÝ OCD - Số ĐKKD  0101362912   do Sở KHĐT TP. Hà Nội  cấp ngày 23/05/2003