KPI là gì?

Hệ thống KPI là gì?

Chỉ số đo lường và đánh giá hiệu quả công việc là một chỉ số thể hiện mức độ hiệu quả trong việc đạt được các mục tiêu kinh doanh chính của một doanh nghiệp. Các doanh nghiệp sử dụng Hệ thống KPIs ở nhiều mức độ khác nhau để đánh giá được mức độ thành công của họ khi đạt được các mục tiêu. Hệ thống KPI cấp độ cao có thể tập trung vào hiệu suất tổng thể của một doanh nghiệp, trong khi đó, Hệ thống KPI cấp độ thấp sẽ tập trung vào các quy trình trong các bộ phận như bộ phận bán hàng, tiếp thị hay chăm sóc khách hàng. 

 

Điều gì khiến cho hệ thống KPI có hiệu quả?

Một hệ thống KPI chỉ có giá trị đúng với hoạt động mà nó biểu thị. Các doanh nghiệp hay mù quáng chấp nhận các chỉ số KPI công nghiệp rồi lại tự hỏi vì sao chỉ số KPI đó không phản ánh đúng với thực tế doanh nghiệp của họ, dẫn đến sự thất bại trong việc tạo ra các thay đổi tích cực. Một trong những điều quan trọng nhất nhưng lại hay bị bỏ qua nhất là triển khai hệ thống KPI cũng là một cách thức truyền thông. Như vậy, chúng cũng tuân thủ các quy tắc và theo các cách thực hiện tốt nhất như mọi cách thức truyền thông khác. Các thông tin càng gần gũi, rõ ràng càng dễ dàng được tiếp thu và hành động.

Để xây dựng hệ thống KPI, doanh nghiệp nên bắt đầu với những yếu tố cơ bản và hiểu rõ mục tiêu doanh nghiệp của mình là gì, làm thế nào để đạt được chúng và ai có thể thực hiện dựa trên những thông tin này. Đó phải là một quá trình lặp đi lặp lại, bao gồm phản hồi từ các nhà phân tích, trưởng phòng và các quản lý. Cùng với nhiệm vụ tìm hiểu thông tin này, doanh nghiệp cũng sẽ có được những hiểu biết rõ ràng hơn về những quy trình kinh doanh nào nên được đánh giá với Hệ thống KPI và những ai có thể được chia sẻ những thông tin đó.

Cần phải SMART về Hệ thống KPI của mình

Một cách để đánh giá sự phù hợp của một chỉ số KPI là sử dụng tiêu chí SMART: specific (cụ thể), measurable (có thể đo lường được), attainable (có thể đạt được), relevant (có liên quan), time-bound (có giới hạn thời gian). Hay nói cách khác: 

 

  • Mục tiêu của bạn có cụ thể không?
  • Bạn có thể đo lường tiến độ, quá trình để đạt tới mục tiêu đó không?
  • Mục tiêu có thực tế và có thể đạt được hay không?
  • Mục tiêu này liên quan như thế nào tới doanh nghiệp của bạn?
  • Khung thời gian của bạn đặt ra để đạt được mục tiêu này là gì? 

 

Cách xác định chỉ tiêu KPI

Xác định chỉ tiêu KPI có thể là một việc khá phức tạp. Chữ "key" trong KPI xuất hiện là vì mỗi một chỉ tiêu KPI đều nên liên quan tới một kết quả kinh doanh cụ thể. Chỉ tiêu KPI thường bị nhầm lẫn với các chỉ số kinh doanh. Dù cùng dựa trên một tinh thần, nhưng chỉ tiêu KPI cần được định nghĩa theo các mục tiêu kinh doanh chính. Hãy thực hiện các bước sau khi xác định một chỉ tiêu KPI: 

 

  • Kết quả bạn mong muốn là gì?
  • Tại sao kết quả này lại quan trọng?
  • Bạn làm thế nào để đo lường được quá trình?
  • Bạn làm thế nào để tác động được tới kết quả?
  • Ai sẽ chịu trách nhiệm về kết quả kinh doanh?
  • Làm thế nào để bạn biết bạn đã đạt được kết quả của mình?
  • Bao lâu bạn sẽ xem xét lại quá trình đạt tới kết quả một lần?

 

Trở nên SMARTER hơn nữa về chỉ tiêu KPI 

Tiêu chí SMART cũng có thể được mở rộng thành SMARTER bằng cách bổ sung evaluate (đánh giá) và reevaluate (đánh giá lại). Hai bước này cực kì quan trọng, bởi nó sẽ đảm bảo rằng doanh nghiệp liên tục đánh giá chỉ tiêu KPI của mình và tính liên quan của chúng đối với doanh nghiệp. Ví dụ, nếu doanh nghiệp đã vượt quá mục tiêu doanh thu cho năm hiện tại, nhà quản lý nên xác định xem liệu có phải mình đã đặt mục tiêu quá thấp hay là do một số yếu tố khác.

Các chỉ tiêu KPI có còn phù hợp không?

Xây dựng hệ thống KPI thường có một mặt tiêu cực đi kèm với chúng. Không may, nhiều doanh nghiệp bắt đầu cho rằng quản lí Hệ thống chỉ tiêu KPI là một hoạt động đã lỗi thời. Điều này là do Hệ thống chỉ tiêu KPI cũng không chống lại nổi một vấn đề: thiếu sự giao tiếp.

Sự thật là Hệ thống KPI chỉ giá trị khi bạn thực hiện chúng. Hệ thống KPI yêu cầu thời gian, nỗ lực và sự gắn kết của nhân viên để có thể đạt được sự kì vọng. Bernard Marr, tác giả của các cuốn sách bán chạy nhất và là một chuyên gia về hiệu suất doanh nghiệp, khơi lên một cuộc trò chuyện khá thú vị về chủ đề này, "HỆ THỐNG KPI là cái quái gì?". Các bình luận cho thấy rõ ràng khi Hệ thống KPI có vẻ như đã lỗi thời (tùy thuộc vào người mà bạn hỏi), thì giá trị tiềm ẩn của chúng vẫn nằm trong tay những người sử dụng chúng.

Bài viết được lược dịch bởi Công ty Tư vấn Quản lý OCD

Nguồn: Klipfolio

Bạn đang ở: OCD Tin tức Tri thức quản lý KPI là gì?

Kết nối với OCD

Liên hệ với OCD

  • 024 3553 7799
  • 096 363 6066
  • ocd@ocd.vn

 
Công ty Tư vấn Quản lý OCD
Trụ sở HN: Tầng 18, Tòa nhà Viwaseen, 48 Tố Hữu, Nam Từ Liêm, Hà nội
Tel: 024 3553 7799      Fax: 024 3553 7797
Văn phòng HCM: B0609, Tòa B, The Gold View, 346 Bến Vân Đồn, Quận 4, HCMC
Tel: 028 3925 3985 | 0906655010
 
CÔNG TY TƯ VẤN QUẢN LÝ OCD - Số ĐKKD  0101362912   do Sở KHĐT TP. Hà Nội  cấp ngày 23/05/2003